Data Collection คืออะไร มีกี่ขั้นตอน แนะนำวิธีเก็บข้อมูลสำหรับธุรกิจ

สำหรับภาคธุรกิจ ตั้งแต่ในอดีตจนถึงปัจจุบัน ข้อมูล หรือ Data คือสิ่งจำเป็นที่จะช่วยให้องค์กร สามารถวิเคราะห์สิ่งต่าง ๆ และปรับตัวได้อย่างทันท่วงที ซึ่งการเก็บข้อมูล หรือ Data Collection นี้ ก็คือกระบวนการที่จะได้มาซึ่งข้อมูลเหล่านั้น แล้วมันคืออะไรกันล่ะ? มีขั้นตอนอย่างไรกันแน่ บทความนี้ Hocco จะพาทุกคนไปรู้จักกับขั้นตอนการรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลกัน พร้อมทั้งแนะนำวิธีการเก็บข้อมูลสำหรับภาคธุรกิจว่าควรทำอย่างไร ให้ถูกต้องตามหลักกฎหมาย PDPA อีกด้วย

Data Collection การจัดเก็บข้อมูลเพื่อนำไปสู่การวิเคราะห์หาคำตอบ

การเก็บรวบรวมข้อมูล หรือ Data Collection คือ การเก็บข้อมูลขึ้นมาใหม่ และการรวบรวมข้อมูลของตัวแปร หรือเหตุการณ์ที่องค์กรให้ความสนใจอย่างเป็นระบบ เพื่อที่จะนำไปวิเคราะห์หาคำตอบที่ถูกต้องในรูปแบบที่เหมาะสม ซึ่งอาจเป็นได้ทั้งข้อมูลปฐมภูมิและทุติยภูมิ ทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ ด้วยวิธีต่าง ๆ เช่น การทำแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ การสังเกตการณ์ เป็นต้น

ประเภทของ Data Collection

Quantitative Data (ข้อมูลเชิงปริมาณ)

Quantitative Data หรือข้อมูลเชิงปริมาณ คือข้อมูลที่ได้จากการเก็บข้อมูลออกมาในเชิงตัวเลข หรือ Numerical Data เพื่อแสดงปริมาณของสิ่งที่นับหรือสิ่งที่วัดได้ สามารถแบ่งได้เป็น 2 แบบ คือ

- ข้อมูลปริมาณแบบต่อเนื่อง (Continuous Data) เป็นข้อมูลที่มีค่าต่อเนื่องกันในช่วงที่กำหนด เช่น อายุ น้ำหนัก ส่วนสูง เป็นต้น

- ข้อมูลเชิงปริมาณแบบไม่ต่อเนื่อง (Discrete Data) เป็นข้อมูลจำนวนเต็มหรือจำนวนนับ เช่น จำนวนรถยนต์ในกรุงเทพฯ จำนวนนักศึกษา จำนวนสมาชิกในครัวเรือน เป็นต้น

Qualitative Data (ข้อมูลเชิงคุณภาพ)

Qualitative Data หรือข้อมูลเชิงคุณภาพ คือข้อมูลที่ไม่สามารถวัดค่าได้ด้วยตัวเลขว่ามากหรือน้อย แต่จะเป็นข้อมูลที่แสดงถึงสถานภาพ คุณลักษณะ ทัศนคติ หรือคุณสมบัติ มักจะอยู่ในรูปแบบของคำพูด การบรรยาย การอธิบาย ตัวหนังสือ รูปภาพ หรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ เช่น สีต่าง ๆ สถานที่ที่ชอบไป เชื้อชาติ สถานภาพสมรส ศาสนา กลุ่มเลือด เป็นต้น

แหล่งที่มาของข้อมูลที่ใช้ทำ Data Collection

Primary Data (ข้อมูลปฐมภูมิ)

Primary Data หรือข้อมูลปฐมภูมิ คือข้อมูลที่เก็บจากแหล่งกำเนิดข้อมูลโดยตรง ซึ่งจะใช้วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิด้วยการออกแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การสังเกตการณ์ เป็นต้น ทำให้ได้รายละเอียดตามที่นักการตลาด ผู้วิจัย หรือผู้สอบถามข้อมูลต้องการ แต่ก็จะเสียเวลาในการเก็บข้อมูลค่อนข้างมาก และมีค่าใช้จ่ายที่สูงกว่าการเก็บข้อมูลแบบทุติยภูมิ

Secondary Data (ข้อมูลทุติยภูมิ)

Secondary Data หรือข้อมูลทุติยภูมิ คือข้อมูลที่ผู้ต้องการใช้นั้นไม่ได้ทำการเก็บรวบรวมข้อมูลเอง แต่ได้จากผู้อื่นที่ทำการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อนแล้ว ซึ่งวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลทุติยภูมิจะได้จากการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เช่น รายงานที่ตีพิมพ์แล้ว การเก็บรวบรวมข้อมูลสถิติ กราฟต่าง ๆ เป็นต้น มีข้อดีคือค้นหาง่าย ช่วยย่นระยะเวลาในการเก็บข้อมูล แต่ก็มีข้อจำกัดคือข้อมูลอาจไม่ตรงกับที่ต้องการทั้งหมด หรือเสี่ยงต่อการหยิบใช้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้ง่ายอีกด้วย

ขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลสร้าง Data Collection

1. กำหนดเป้าหมายในการรวบรวมข้อมูล จากทั้งวัตถุประสงค์ที่ได้ตั้งไว้ หรือเป้าหมายจากปัญหาของธุรกิจ หรืองานวิจัยที่ต้องการศึกษา

2. ออกแบบเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อใช้ในการรวบรวมข้อมูลที่ต้องการ

3. ระบุกลุ่มตัวอย่างที่จะทำการสำรวจข้อมูล จำนวนการสำรวจ เทคนิคการสุ่มตัวอย่าง รวมถึงแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ที่จะต้องสำรวจ

4. จัดทำแผนรวบรวมข้อมูล โดยกำหนดวันเวลาสำรวจ ทีมสำรวจ ระยะเวลาสำรวจ เป็นต้น

5. จัดหาทีมสำรวจแล้วทำการอบรมให้เข้าใจวิธีการสุ่มกลุ่มตัวอย่าง การอธิบายแบบสอบถาม และวิธีการสำรวจ ในกรณีใช้แบบสอบถามออนไลน์ก็จะสะดวกในการสำรวจมากยิ่งขึ้น รวมทั้งวิธีการรวบรวมข้อมูล

6. ดำเนินการรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มตัวอย่างหรือแหล่งตามที่กำหนดไว้

7. รวบรวมแบบสอบถามที่ตอบแล้ว รวมถึงข้อมูลจากแหล่งทุติยภูมิ เพื่อนำมาวิเคราะห์ (Data Analysis ) และหาผลลัพธ์หรือข้อสรุปในการทำวิจัย จัดทำทำรายงาน จัดทำค่าสถิติ ฯลฯ

ทำ Data Collection ทางธุรกิจให้ถูกหลักกฎหมาย PDPA ต้องทำอย่างไรบ้าง

ในกระบวนการทำ Data Collection มีขั้นตอนที่สำคัญและองค์กรต่าง ๆ ควรนำไปปรับใช้ในการเก็บข้อมูล เพื่อให้กระบวนการนี้ขององค์กรเป็นไปอย่างมีระบบ ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ ตามหลัก PDPA ดังนี้

Data Classification

Data Classification คือการจำแนกประเภทข้อมูลส่วนบุคคลแต่ละประเภทที่จะทำการจัดเก็บ โดยอ้างอิงจากมาตรา 26 ที่แบ่งข้อมูลส่วนบุคคลเป็น 2 ประเภทหลักคือ

- ข้อมูลส่วนบุคคลพื้นฐาน (Personal Data) ได้แก่ ข้อมูลพื้นฐานที่ใช้ระบุตัวตนของเจ้าของข้อมูลได้ ไม่ว่าจะเป็น ชื่อ นามสกุล อายุ รูปถ่าย หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ อีเมล และหมายเลขบัตรประชาชน รวมไปถึงประวัติการทำงาน

- ข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว (Sensitive Personal Data) ได้แก่ ข้อมูลเกี่ยวกับความเชื่อ ทัศนคติ ประวัติด้านอาชญากรรม สุขภาพ และอื่น ๆ เช่น เชื้อชาติ ชาติพันธุ์ ความเห็นทางการเมือง ความเชื่อและความเห็นด้านศาสนา พฤติกรรมทางเพศ ความพิการ ไปจนถึงข้อมูลพันธุกรรม ข้อมูลชีวภาพ ข้อมูลสุขภาพ อย่างเช่น ใบรับรองแพทย์เป็นต้น

นอกจากนี้ ยังต้องมีการจำแนกประเภทข้อมูลตามที่ระบุในกฎหมายด้วย ซึ่งอาจจำแนกเป็น ข้อมูลที่ห้ามเก็บรวบรวม หรือข้อมูลที่ได้รับการยกเว้นไม่ต้องขอคำยินยอมจากเจ้าของข้อมูล

การจำแนกประเภทข้อมูล จะทำให้องค์กรได้รู้ว่ามีข้อมูลใดบ้างที่สามารถเก็บได้ หรือไม่ได้ ข้อมูลใดที่เก็บได้โดยไม่ต้องขอคำยินยอม และข้อมูลใดที่หากต้องการเก็บ จะต้องดำเนินการขอคำยินยอมเสียก่อน เพื่อที่จะได้เก็บข้อมูลได้อย่างถูกต้องตามหลัก PDPA

Data Inventory Mapping

Data Inventory Mapping หรือที่บางครั้งถูกเรียกว่า Data Mapping คือ การวางแผนผังข้อมูล เพื่อให้รู้ว่าข้อมูลต่าง ๆ นั้นได้มาจากช่องทางใด เก็บข้อมูลจากใคร เก็บข้อมูลใดบ้าง จัดเก็บไว้ที่ใด จัดเก็บมาเมื่อไหร่ จัดเก็บมาด้วยวัตถุประสงค์ใด และใครบ้างที่มีสิทธิเข้าถึง

การ Data Mapping มีประโยชน์ในขั้นตอนการเตรียมการก่อนเก็บรวบรวมข้อมูล เพราะจะทำให้องค์กรธุรกิจเห็นองค์รวมของระบบจัดเก็บข้อมูลว่าครบถ้วนหรือไม่ ควรเพิ่มเติม หรือปรับปรุงอะไรบ้าง และเมื่อเก็บข้อมูลมาแล้ว ก็จะช่วยให้สามารถระบุตำแหน่งของข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ รวมไปถึงหากต้องทำลายข้อมูล หรือจัดการกับข้อมูลเมื่อเจ้าของข้อมูลเรียกร้องสิทธิ

Data Impact Assessment

Data Impact Assessment คือการประเมินความเสี่ยงเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูล เป็นขั้นตอนที่ต้องทำเพื่อประเมินว่า ถ้าหากนำข้อมูลไปใช้งานแล้ว จะส่งผลอย่างไรบ้างกับเจ้าของข้อมูลและองค์กร เพื่อจะได้กำหนดแนวทางการป้องกัน แก้ไข และรับมือกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้จากการนำข้อมูลไปใช้

สรุป

โดยสรุปแล้ว การเก็บข้อมูล หรือ Data Collection คือกระบวนการรวบรวม และการวัดข้อมูลเกี่ยวกับตัวแปรที่องค์กรให้ความสนใจ มาทำเป็นระบบที่ทำให้ได้ข้อมูลนำไปใช้ต่อได้ เช่น การนำมาทำ Big Data ซึ่งจำเป็นจะต้องทำให้ถูกต้องตามหลักกฎหมาย PDPA ที่ทางรัฐออกมาด้วยเช่นกัน และแม้ว่าจะมีวิธีในการเก็บรวบรวมข้อมูลที่แตกต่างกัน ไปตามหลักเกณฑ์ของแต่ละองค์กร แต่ทั้งหมดนั้นก็ยังคงให้ความสำคัญกับการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องและเที่ยงตรงนั่นเอง

อ้างอิง

https://online.hbs.edu/blog/post/data-collection-methods

https://www.enablesurvey.com/article-detail/47f19551-37dd-43b9-b6b1-6e44357feedc/data-collection

https://www.gotoknow.org/posts/396682

https://pdpacore.com/th/blogs/why-data-collection-and-mapping-data-are-important-for-pdpa-implementation

https://www.ar.co.th/kp/th/409