พนักงานออฟฟิศ หรือผู้บริหารองค์กรหลาย ๆ ท่าน น่าจะเคยรู้จักกับ Software ช่วยบริหารองค์กรให้สามารถดำเนินการได้ง่ายขึ้นอย่าง ERP และ CRM กันมาไม่มากก็น้อย ซึ่งก็อาจทำให้หลายท่านไม่เข้าใจว่าทั้ง 2 ระบบนี้ช่วยในเรื่องการบริหารองค์กรเหมือนกัน แล้วมันแตกต่างกันอย่างไร?
บทความนี้ Hocco จะพาคุณมารู้จักว่า ERP และ CRM คืออะไร ฟังก์ชันและจุดเด่นสำคัญมีอะไรบ้าง เพื่อให้เห็นว่าทั้ง 2 Software นี้แตกต่างกันอย่างไร เหมาะกับองค์กรแบบใด เพื่อให้ผู้ที่กำลังตัดสินใจนำระบบดังกล่าวมาใช้งานสามารถเห็นภาพรวมได้ง่ายดายยิ่งขึ้น
ERP คืออะไร?
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning แปลความหมายตรงตัวก็คือ การวางแผนบริหารทรัพยากรองค์กรโดยคำนึงถึงกระบวนการทางธุรกิจหลักทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นด้านการเงิน ทรัพยากรบุคคล การผลิต ห่วงโซ่อุปทาน บริการ การจัดซื้อ และอื่น ๆ
ซึ่ง ERP คือ ระบบซอฟต์แวร์ ที่จะช่วยดำเนินธุรกิจในทุกส่วนที่กล่าวมาทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ ERP มักถูกเรียกว่า ระบบบันทึกขององค์กร หรือ The System of Record of the Organisation เลยทีเดียว
ERP ช่วยให้ Workflow ภายในองค์กรดีขึ้นอย่างไร?
บางครั้ง ERP ก็ถูกเรียกว่า “ระบบประสาทส่วนกลางขององค์กร” หรือ “the central nervous system of an enterprise” เนื่องจาก ข้อมูลส่วนใหญ่หรือทั้งหมดขององค์กรมักจะอยู่ในระบบ ERP เพื่อเป็น Database ในการดึงข้อมูลต่างๆ ออกมาใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เช่น
- ● ฝ่ายการเงินที่ใช้ ERP เพื่อให้ปิดบัญชีได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
- ● ฝ่ายขายต้องการ ERP เพื่อจัดการคำสั่งซื้อของลูกค้าทั้งหมด
- ● โลจิสติกส์อาศัยซอฟต์แวร์ ERP ที่ทำงานอย่างดีเพื่อส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการที่เหมาะสมให้กับลูกค้าตรงเวลา
- ● บัญชีจำเป็นต้องใช้ ERP เพื่อจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์อย่างถูกต้องและตรงเวลา
- ● ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องมองเห็นผลการดำเนินงานของบริษัทได้ทันทีเพื่อตัดสินใจได้ทันท่วงที
- ● ธนาคารและผู้ถือหุ้นต้องการบันทึกทางการเงินที่ถูกต้อง
เรียกได้ว่า ERP คือ Software ที่จะช่วยให้การทำงานภายในองค์กรนั้นมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนั่นเอง โดยในปัจจุบัน ERP นั้นมีด้วยกันหลากหลายระบบ ซึ่งมีฟังก์ชันและการใช้งานแตกต่างกันออกไป สามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่บทความ >>> ERP Software คืออะไร มีอะไรบ้าง ดูตัวอย่างการวางระบบและค่าใช้จ่าย ได้ที่นี่เลย
คุณสมบัติของ ERP และฟังก์ชันที่สำคัญ
เรียกได้ว่า การมาถึงของ ERP คือการปฏิวัติการดำเนินธุรกิจไปโดยสิ้นเชิง นอกเหนือจากการ Integrate ข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กรให้รวมอยู่ภายใน Database เดียวกันแล้ว ยังสามารถ Analyse เพื่อนำเสนอข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าให้สามารถนำไปต่อยอดใช้งานได้อีกมากมาย
โดยข้อมูลต่อไปนี้เป็นคุณสมบัติสำคัญทั้งหมด 12 ข้อรวมทั้งประโยชน์ที่มีผลกับกระบวนการทางธุรกิจ
1. Integration (การบูรณาการ): ให้มุมมองแบบรวมศูนย์ของข้อมูลทางการเงินและการดำเนินงานที่สำคัญทั่วทั้งองค์กรแบบเรียลไทม์ ช่วยส่งเสริมการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลรอบด้าน
2. Automation (การทำงานอัตโนมัติ): เพิ่มความคล่องตัวให้กับงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ เช่น บัญชีเงินเดือน การออกใบแจ้งหนี้ และการรายงาน ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มเวลาให้กับงานที่มีคุณค่ามากขึ้น
3. Data Analysis (การวิเคราะห์ข้อมูล): ช่วยให้พนักงานรวบรวมและใช้ประโยชน์จากข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้ อีกทั้งยังช่วยให้ธุรกิจเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนได้ดีขึ้นอีกด้วย
4. Reporting (การรายงาน): รวบรวมข้อมูลการปฏิบัติงานลงในรายงานและการแสดงภาพ ช่วยในการตัดสินใจและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ
5. Tracking and Visibility (การติดตามและการมองเห็น): ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ทั่วทั้งบริษัท ทำลายอุปสรรคด้านข้อมูล และเปิดใช้งานการวิเคราะห์ที่ครอบคลุม
6. Accounting (การบัญชี): ติดตาม จัดเก็บ และวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน ช่วยเหลือในงานต่างๆ เช่น บัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้ การจัดทำงบประมาณ และการปิดบัญชีสิ้นเดือน
7. Financial Management (การจัดการทางการเงิน): ช่วยในการวางแผน จัดระเบียบ และการใช้ข้อมูลทางการเงินระหว่างแผนกต่าง ๆ เพื่อการตัดสินใจที่ดี
8. Customer Relationship Management (การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ หรือ CRM): ผสานรวมข้อมูลลูกค้าเพื่อกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ ทำให้งานต่าง ๆ เป็นอัตโนมัติ เช่น การประมวลผลคำสั่งซื้อ และการแจ้งเตือน
9. Sales and Marketing (การขายและการตลาด): อำนวยความสะดวกด้านการขาย การขายต่อยอด การเสนอราคา และแคมเปญการตลาดโดยการให้ข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็น
10. Human Resources (ทรัพยากรบุคคล หรือ HR): จัดการงานที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน เช่น เงินเดือน การจ้างงาน และผลประโยชน์ ลดข้อผิดพลาดและประหยัดเวลา
11. Supply Chain Management (การจัดการห่วงโซ่อุปทาน หรือ SCM): นำเสนอข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของห่วงโซ่อุปทาน ช่วยในการจัดการสินค้าคงคลังและการวางแผนลอจิสติกส์
12. Manufacturing (การผลิต): เพิ่มประสิทธิภาพการผลิตโดยช่วยในการวางแผนการผลิต การจัดหาวัสดุ และการควบคุมคุณภาพ
ตัวอย่างอุตสาหกรรมที่ได้รับประโยชน์จากระบบ ERP
ระบบ ERP มีการพัฒนามาตั้งแต่ปี 1990 โดยส่วนใหญ่ใช้สำหรับบัญชีและทรัพยากรบุคคลแต่ ERP ในปัจจุบันสามารถปรับแต่งนำไปใช้ได้ทั่วทุกแผนก ไม่ว่าจะเป็น การเงิน การดำเนินงาน การค้าปลีก และการขาย แต่หลายๆ คนอาจเกิดคำถามขึ้นมาว่า ธุรกิจประเภทใดบ้างที่เหมาะกับระบบ ERP และสามารถนำ ERP มาใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพที่สุด
และนี่คือตัวอย่างธุรกิจและอุตสาหกรรมที่ได้จะรับประโยชน์ และบริหารองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นจากระบบ ERP ซึ่งทางทีม Hocco ได้วิเคราะห์มาด้วยกัน ดังนี้
1. อุตสาหกรรมการผลิต (Manufacturing): อำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างแผนกต่าง ๆ ปรับแต่งการแจ้งเตือนและรายงานสำหรับการเงิน การดำเนินงาน และการผลิต
2. อุตสาหกรรมด้านการดูแลสุขภาพ (Healthcare): จัดการการจัดซื้อจัดจ้าง บัญชีเงินเดือน และตรวจสอบคุณภาพการดูแลเทียบกับต้นทุน
3. อุตสกรรมการบริการและการโรงแรม (Hospitality): ปรับปรุงการจัดการพนักงาน การจองห้องพัก และกิจกรรมร้านอาหาร
4. ด้านการจัดการของเสีย (Waste Management): ปรับเปลี่ยนทันทีตามการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบ ช่วยในการจำแนกประเภท และปรับปรุงกระบวนการ
5. ด้านการศึกษา (Education): จัดการความต้องการด้านลอจิสติกส์ การจัดสรรทางการเงิน และการติดตามการลงทะเบียน
6. อุตสาหกรรมการค้าปลีก (Retail): ตอบสนองความต้องการของลูกค้าโดยการผสานรวม ERP เข้ากับ CRM เพื่อการจัดการสต็อกแบบเรียลไทม์
7. อุตสาหกรรมการก่อสร้าง (Construction): นำเสนอการวิเคราะห์ที่ครอบคลุมระหว่างกระบวนการก่อสร้างต่าง ๆ
แล้ว CRM คืออะไร?
CRM ย่อมาจาก Customer Relationship Management หรือแปลเป็นภาษาไทยก็คือ การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ ถือเป็นเทคโนโลยีที่ออกแบบมาเพื่อดูแล และเพิ่มประสิทธิภาพปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทกับลูกค้าหรือผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า
วัตถุประสงค์หลักของ CRM คือการเสริมสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ เพื่อรักษาปฏิสัมพันธ์ระหว่างลูกค้า โดยใช้ CRM ช่วยมองภาพรวมและมองหา Solution ที่ดีที่สุดเพื่อให้ลูกค้าพึงพอใจ และสามารถทำกำไรในท้ายที่สุด
ในขอบเขตของ CRM มักมีการอ้างอิงถึงระบบหรือแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการจัดการข้อมูลติดต่อ การควบคุมดูแลการขาย การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และอื่น ๆ ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้มุ่งเน้นไปที่ความสัมพันธ์ส่วนบุคคลภายในองค์กร ครอบคลุมลูกค้า ผู้ใช้บริการ เพื่อนร่วมงาน หรือซัพพลายเออร์ โดยจะแนะนำ Journey ตั้งแต่การหาลูกค้าใหม่ไปจนถึงการรักษาธุรกิจให้ปลอดภัย และให้การสนับสนุนและบริการอย่างต่อเนื่องตลอดความสัมพันธ์
ซึ่งการรวม CRM เข้ากับบริษัททำให้ทีมขายและการตลาดสามารถติดตามปฏิสัมพันธ์ของลูกค้ากับธุรกิจได้อย่างพิถีพิถัน รับรู้ข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับ Customer Journeys ช่วยปรับแต่งจุดสัมผัส ปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมของลูกค้า และทำการตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับใครที่สนใจข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ CRM สามารถอ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่ >>> CRM Marketing ตัวช่วยเพิ่มยอดขายทำธุรกิจออนไลน์ ดูกลยุทธ์ที่นี่!
ตัวอย่างอุตสาหกรรมที่ได้รับประโยชน์จากระบบ CRM
ระบบ CRM กลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในหลากหลายภาคส่วน ตั้งแต่การค้าปลีก การท่องเที่ยว การให้คำปรึกษา และอื่น ๆ การรวมเครื่องมือ CRM เข้ากับอุตสาหกรรมเหล่านี้ได้ช่วยให้แต่ละอุตสาหกรรมมีการดำเนินงานอย่างโดดเด่นมากขึ้น ทั้งช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของลูกค้า และเพิ่มความสามารถในการทำกำไรอีกด้วย และนี่คือตัวอย่างธุรกิจและอุตสาหกรรมที่ได้จะรับประโยชน์ และบริหารองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นจากระบบ CRM
1. อุตสาหกรรมค้าปลีก (Retail Industry): จุดมุ่งหมายของการค้าปลีกไม่เพียงเฉพาะขายสินค้าเท่านั้น แต่ยังต้องรับประกันความพึงพอใจของลูกค้าอีกด้วย การโฆษณา โลจิสติกส์ และการจัดการทางการเงินถือเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจนี้ การใช้เครื่องมือ CRM ที่แข็งแกร่งช่วยให้ธุรกิจสามารถวางแผนและประสานงานการดำเนินงานได้อย่างพิถีพิถัน ซึ่งจะช่วยขับเคลื่อนไปสู่เป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้
2. การธนาคาร (Banking): ภาคการธนาคารพึ่งพาซอฟต์แวร์ CRM อย่างมาก โซลูชันเหล่านี้ได้รับการปรับแต่งอย่างประณีตเพื่อตอบสนองความต้องการ พฤติกรรม และความชอบของลูกค้าแต่ละราย มุ่งเน้นไปที่การส่งเสริมโครงสร้างที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลาง โดยได้รับการสนับสนุนจากข้อมูลเชิงลึกของลูกค้าที่ครอบคลุม
3. การบริการ (Hospitality): ระบบ CRM มีบทบาทสำคัญในอุตสาหกรรมการบริการ โดยเฉพาะในโรงแรม โซลูชันเหล่านี้จัดระเบียบฐานข้อมูลผู้ใช้บริการได้อย่างเชี่ยวชาญ นอกจากนี้โรงแรมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมต่าง ๆ เช่น อีเมลอัตโนมัติและการออกแบบกลยุทธ์ เพื่อแคมเปญการตลาดที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. บริการทางการเงิน (Financial Services): สำหรับบริษัทผู้ให้บริการทางการเงิน โซลูชัน CRM ช่วยให้ธุรกิจเหล่านี้สามารถสร้างข้อเสนอที่ตรงเป้าหมายและระบุลูกค้าที่มีมูลค่าสูงได้ ระบบอัตโนมัติช่วยปรับปรุงงานที่จำเป็น สร้างความไว้วางใจของลูกค้าพร้อมทั้งลดต้นทุน และเพิ่มมูลค่าผ่านการบูรณาการอย่างราบรื่นกับระบบองค์กร
5. ประกันภัย (Insurance): โซลูชัน CRM ทำหน้าที่เป็นพื้นที่เก็บข้อมูลกลางสำหรับการโต้ตอบกับลูกค้าจากช่องทางที่หลากหลาย โดยบูรณาการข้อมูลจากระบบประกันภัยหลัก และจะสร้างฐานข้อมูลไคลเอนต์ที่ครอบคลุมและเสริมศักยภาพการวิเคราะห์ที่ซับซ้อน
6. บริการการให้คำปรึกษา (Consulting): ความสำเร็จในเรื่องของการให้คำปรึกษาไม่เพียงแต่ขึ้นอยู่กับความเชี่ยวชาญของที่ปรึกษาเท่านั้น แต่ยังขึ้นอยู่กับกระบวนการที่มีประสิทธิภาพอีกด้วย การเลือก CRM อย่างรอบคอบช่วยให้บริษัทต่าง ๆ สามารถจัดการงานประจำวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นจึงช่วยให้มุ่งเน้นไปที่การบริการลูกค้าและความพึงพอใจได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
7. เกษตรกรรม (Agriculture): ในภาคเกษตรกรรม เครื่องมือ CRM มีบทบาทสำคัญในการติดตามตัวเลือกการขาย ในขณะเดียวกันก็พิจารณาด้านลอจิสติกส์และการขนส่งที่มีไปยังจุดหมายปลายทางต่าง ๆ ช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น
สรุป CRM กับ ERP แตกต่างกันอย่างไรบ้าง
จากข้อมูลข้างต้นทั้งระบบ CRM และ ERP ช่วยให้ธุรกิจเพิ่มผลผลิต ปรับปรุงระบบอัตโนมัติ และเพิ่มการสร้างรายได้ ดังนั้นหลายคนอาจจะยังคงสงสัยว่า CRM และ ERP แตกต่างกันอย่างไร อันหนึ่งสามารถแทนที่อีกอันหนึ่งได้หรือไม่?
สำหรับข้อแตกต่างที่เห็นได้ชัดระหว่าง 2 Software นั้นมีด้วยกันดังนี้
- ● ERP สนับสนุน Back-office เป็นหลัก เช่น การบัญชี การจัดซื้อ ทรัพยากรบุคคล ฯลฯ ซึ่งเหมาะสำหรับการดำเนินการด้าน Operation โดยรวมขององค์กร
- ● CRM สนับสนุน Front-office เป็นหลัก เช่น การตลาด การขาย และการบริการลูกค้า เพื่อ Keep ปฏิสัมพันธ์ระหว่างองค์กรและคู่ค้า เพื่อ Support ให้บริษัทสามารถทำกำไรได้มากขึ้น
แต่ทั้งนี้ก็มี ERP จำนวนมากที่มีคุณสมบัติของ CRM เพื่อช่วยให้ทีมการตลาด และทีมลูกค้าสัมพันธ์นั้นสามารถใช้ประโยชน์ได้ภายใน Software เดียว กลับกัน CRM แม้จะไม่มีคุณสมบัติของ ERP ที่ช่วยในการบริหารองค์กร แต่ CRM นั้นโดยมากจะมีฟังก์ชันสำคัญที่ช่วยให้บริหารลูกค้าได้ง่ายขึ้นกว่า ERP ที่ควบรวม CRM
จึงเป็นที่แน่นอนว่าทั้งสองไม่สามารถทดแทนกันและกันได้
หากองค์กรของคุณต้องการการบริหารภายในที่เป็นระบบ สามารถตรวจสอบและวิเคราะห์ภาคส่วนต่าง ๆ ได้อย่างละเอียด ERP คือคำตอบ แต่ถ้าหากต้องการเพิ่มยอดขายและบริหารกลุ่มลูกค้าเพื่อเพิ่มโอกาสสร้างกำไร CRM คือตัวเลือกที่ตอบโจทย์
การบูรณาการ CRM และ ERP ถือเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากมีปฏิสัมพันธ์มากมายที่เกิดขึ้นระหว่างบริษัทและลูกค้าในแผนกต่าง ๆ โดยมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน จุดมุ่งหมายคือการมอบประสบการณ์ที่เป็นหนึ่งเดียวและสม่ำเสมอในทุกจุด การบรรลุเป้าหมายนี้จำเป็นต้องบูรณาการระบบ CRM และ ERP เพื่อแบ่งปันข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างเช่น ขายบนระบบอีคอมเมิร์ซ (Ecommerce) เมื่อลูกค้าทำธุรกรรมในแผนกต้อนรับส่วนหน้า (ออนไลน์) เสร็จสมบูรณ์ ฝ่ายหลังบ้าน (การเงิน) จะบันทึกรายละเอียดธุรกรรมและรายได้ ความคลาดเคลื่อนหรือการขาดการทำงานร่วมกันระหว่างระบบ CRM และ ERP อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาด คำสั่งซื้อที่สูญหาย และผลกำไรที่ไม่ได้รายงาน
สิ่งสำคัญที่สุดคือการผสานรวม CRM และ ERP สามารถขับเคลื่อนความสามารถในการทำกำไรได้ การบูรณาการ CRM เข้ากับแอปพลิเคชันภายในทำให้ประสิทธิภาพการผลิตเพิ่มขึ้นอย่างน่าทึ่งทั้งในด้านการขาย การบริการ และการดำเนินงาน โดยส่งเสริมการเติบโตของธุรกิจถึง 20 ถึง 30 เปอร์เซ็นต์เลยทีเดียว
สำหรับผู้ที่สนใจ ERP และ CRM สำหรับองค์กร HOCCO ผู้เชี่ยวชาญด้าน Software พร้อมให้คำปรึกษา
สำหรับผู้ที่กำลังมองหาระบบ CRM หรือ ERP ที่ปรับแต่งสำหรับธุรกิจออนไลน์ Hocco ของเรามีความโดดเด่นในฐานะบริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ที่นำเสนอโซลูชั่นที่ปรับแต่งได้ บริการของเราตอบสนองความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลายในอุตสาหกรรมไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก เพื่อให้มั่นใจว่าได้รับการสนับสนุนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรทุกประเภท
ความมุ่งมั่นของเราเกี่ยวข้องกับการนำเสนอเทคโนโลยีชั้นยอดซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยทีมนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่เชี่ยวชาญ ความเชี่ยวชาญของพวกเขาอยู่ที่การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญซึ่งสามารถนำไปปรับใช้ได้อย่างราบรื่นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจของคุณ ด้วยโซลูชั่นของเรา คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่การขยายธุรกิจของคุณโดยไม่ต้องวิตกกังวลใด ๆ
Reference:
SAP, (2023). Enterprise Resource Planning (ERP)
Justin Biel, (March 30, 2023). 12 Core ERP System Features & Their Benefits
Chelsea Carter, (2023). Which Industries can Benefit from an ERP System?
Salesforce, Inc, (2023). What is CRM? CRM Software Explained
Cara Vollmer, (December, 2022). CRM vs. ERP: Know the Differences
QuickDesk Pte Ltd., (2023). 7 Industries That Use CRM The Most
0 Comment