9 เทคนิคทำสไลด์สไตล์ผู้บริหาร

การทำสื่อประกอบการนำเสนอ หรือที่เรามักเรียกว่า “สไลด์” เป็นงานที่นักออกแบบเกือบทุกคนคงต้องเคยเจอ การออกแบบสไลด์ก็มักจะเป็นไปเพื่อช่วยสร้างความเข้าใจให้กับผู้ฟัง ดึงดูดความสนใจผู้ฟังมาที่เนื้อหาที่ผู้พูดต้องการจะนำเสนอ หรือในอีกทางหนึ่งก็เป็นตัวช่วยให้ผู้พูดรู้ว่าสิ่งที่ต้องพูดต่อไปคือเรื่องอะไร และแน่นอนว่าเพื่อนนักออกแบบคงเคยเห็น อ่าน หรือผ่านตากันมาแล้วทั้งนั้น

ความท้าทายที่มากขึ้นจึงอาจขึ้นอยู่กับสถานะของผู้พูดที่เราต้องออกแบบสไลด์ให้ อย่างเช่นสไลด์สำหรับให้ “ผู้บริหาร” ใช้พูดนั่นเอง ซึ่งนอกจากจะนำหลักการออกแบบทั่วไปมาใช้แล้ว เราก็มีข้อแนะนำอีกเล็กน้อยเมื่อต้องทำสไลด์สำหรับผู้บริหารมาฝากกัน

1 ไม่ต้องใส่ทุกอย่างที่จะพูด อะไรไม่จำเป็นตัดออก

อาจฟังดูเหมือนเป็นหลักการพื้นฐาน แต่การพูดนำเสนอของผู้บริหารนั้นในหลายๆ ครั้ง ผู้ฟังก็เป็นกลุ่มผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้ความสามารถใกล้เคียงกับตัวผู้บริหารเอง การตัดเนื้อหาที่คาดว่าทั้งผู้พูดและผู้ฟังต่างมีความรู้ดีอยู่แล้วออก นอกจากจะทำให้สไลด์ที่เราออกแบบเบาลงแล้ว ยังช่วยให้การพูดของผู้บริหารกระชับมากขึ้นด้วย

2 อยู่ฟัง หากมีโอกาสได้ฟังการซ้อมพูด

ตารางงานที่แน่นเอี้ยดของผู้บริหารทำให้เวลาทุกนาทีของพวกเขาเป็นสิ่งมีค่า และถ้าหากว่าคุณในฐานะนักออกแบบ มีโอกาสได้ฟังเนื้อหาที่ผู้บริหารท่านนี้จะพูดจากปาก หรืออาจเป็นแค่การบรีฟงานโดยตรงเอง ก็จงตั้งใจฟังให้ดี เพราะคุณอาจสังเกตเห็นอะไรบางอย่างที่สามารถช่วยปรับปรุงได้ เช่น ปรับลำดับเรื่องราว เพิ่ม/ลดเนื้อหา หรืออาจได้ไอเดียในการใช้ภาพหรือสื่อประกอบอื่นๆ ที่นอกจากจะช่วยปรับปรุงการนำเสนอแล้ว ยังเป็นโอกาสในการโชว์ศักยภาพและเพิ่มความโดดเด่นในแง่การทำงานของคุณเองด้วย

3 ใส่หน้าคั่นสักหน่อย เมื่อต้องขึ้นหัวข้อใหม่

เวลาที่เนื้อหาในสไลด์มีปริมาณเยอะมากๆ ก็มีโอกาสที่ผู้ฟังจะตามเนื้อหาไม่ทัน การใส่เนื้อหาสรุปไว้ตอนท้ายของแต่ละหัวข้อ เป็นวิธีหนึ่งที่ช่วยให้ผู้ฟังจับใจความของหัวข้อนั้นๆ ได้มากขึ้น และการเพิ่มหน้าสไลด์ที่เป็นตัวเปิดหัวข้อถัดไปก็สามารถสร้างจังหวะให้ตัวผู้บริหารที่กำลังพูดได้เกริ่นนำหัวข้อถัดไป เพื่อช่วยเพิ่มความราบรื่นในการพูดนำเสนอ

เราอาจเห็นเทคนิคการนำเสนอแบบนี้ได้จากงานเปิดตัวสินค้าของ Apple ที่ก่อนจะเข้าสู่เนื้อหาถัดไปมักจะมีสไลด์หน้าหนึ่งที่รวมคุณสมบัติเด่นของสินค้านั้นมาไว้ในหน้าจอเดียว ซึ่งยังช่วยให้ผู้ชมที่ถ่ายภาพหน้าจอไว้ สามารถแชร์ไปพูดคุยกับคนอื่นๆ ต่อได้ง่ายขึ้นด้วย

4 ความรวดเร็ว และมีระเบียบมาก่อนความสวยงาม

การทำสไลด์สำหรับผู้บริหาร ที่การพูดนำเสนอแต่ละครั้งอาจไม่ได้มีเวลาเตรียมตัวมากนัก ยิ่งเราทำได้เร็วเท่าไร ก็ยิ่งมีโอกาสปรับปรุงงานมากขึ้นเท่านั้น และยังช่วยให้ผู้พูดทำความคุ้นเเคยกับการนำเสนอได้มากขึ้นจากการ Feedback กันไปมาด้วย กรณีนี้อาจเหมาะกับการพูดที่ผู้ฟังเป็นทีมงานภายในองค์กรเอง หรือการคุยงานที่ไม่ต้องให้ความสำคัญกับโปรดักชั่นมากนัก เพราะหากเป็นงานอีเว้นท์ใหญ่ๆ ที่จัดขึ้นนอกองค์กร ภาพลักษณ์ก็ต้องเป็นเรื่องที่ควรให้ความสำคัญเป็นลำดับต้นๆ แน่นอน

5 ระบุแหล่งอ้างอิงของข้อมูลในสไลด์เสมอ

การนำเสนอเนื้อหาที่ซับซ้อนหรือมีปริมาณมากๆ ในหน้าเดียว ย่อมต้องอาศัยแผนภาพหรือแผนผังมาช่วย ซึ่งบ่อยครั้งที่ภาพของแผนผังและข้อมูลเหล่านี้มักถูกอ้างอิงมาจากแหล่งภายนอกอื่นๆ หากเราทราบว่าข้อมูลแต่ละอย่างที่จะต้องอยู่ในสไลด์นั้นมาจากแหล่งไหน ก็ไม่ควรลืมที่จะใส่แนบไว้ในสไลด์หน้านั้นๆ แม้จะเป็นแหล่งข้อมูลจากในองค์กรเองก็ตาม เพราะการระบุที่มาของข้อมูลถือเป็นมารยาทที่ดี และยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับตัวผู้บริหารที่เป็นผู้พูดได้ด้วย

6 หาสีอื่นๆ มาเติมเต็มสักหน่อย

ความรวดเร็ว และมีระเบียบควรจะมาก่อนความสวยงามเมื่อต้องออกแบบสไลด์สำหรับผู้บริหาร แต่การไปพูดในนามองค์กรก็อาจทำให้การออกแบบสไลด์ถูกจำกัดอยู่กับ CI (Corporate Identity) ขององค์กร และอาจมีตัวเลือกสีให้ใช้ในการออกแบบไม่มากนัก สิ่งที่ควรทำคือการหาสีอื่นมาเสริม โดยการทำแบบนี้จะเหมาะกับเนื้อหาที่มีหลายๆ ส่วนในหน้าเดียวกัน ซึ่ง CI ที่ถูกออกแบบมาอย่างดี มักจะมีชุดสีที่เข้ากับสีหลักของ CI (Accent Color) มาด้วย และสามารถใช้เป็นสีเสริมในกรณีนี้ได้ หรือหากไม่มีก็ควรเลือกสีเสริมที่ไม่ใช่สีใกล้เคียงกัน

7 สร้างองค์ประกอบต่างๆ จากในเครื่องมือโดยตรง

โดยทั่วไปนักออกแบบอาจจะคุ้นเคยกับโปรแกรมสำหรับการทำงานกราฟิกอย่าง Photoshop หรือ Illustrator มากกว่า การต้องมาสร้างกราฟ หรือแผนผังที่ซับซ้อนในโปรแกรมทำสไลด์เช่น Powerpoint หรือ Keynote จึงอาจดูเป็นเรื่องซับซ้อน เพราะทั้งต้องมีการใส่ตัวเลขข้อมูลเข้าไปจริงๆ เครื่องมือการวาดที่คุ้นเคยก็ไม่มี การปรับสี จัดช่องไฟ หรือจัดวางอะไรก็ดูจะไม่ได้อย่างใจไปหมด

แต่หากสามารถสร้างสิ่งเหล่านี้จากเครื่องมือในโปรแกรมได้เลย จะช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นต่อการปรับปรุงข้อมูลและแก้ไขหากมีความผิดพลาดได้มาก และหากผู้บริหารท่านนั้นมีพื้นฐานกับเครื่องมือเหล่านี้ การแก้ไขเรื่องหยุมหยิมก็อาจไม่ต้องวนกลับมาที่เราเลย

8 หลีกเลี่ยง Animation หรือ Transition ที่ซับซ้อน

การใช้ Transition ระหว่างหน้าสไลด์ หรือ Animation ของวัตถุต่างๆ ในสไลด์เป็นสิ่งที่ช่วยให้การนำเสนอดูน่าตื่นตาตื่นใจ และดึงดูดความสนใจจากผู้ชมได้มาก และหากเลือกใช้ให้เหมาะสมจะยิ่งทำให้การนำเสนอดูราบรื่นขึ้นอย่างมาก แต่ทั้งหมดนี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีการซ้อมคิวมาเป็นอย่างดี และสามารถควบคุมสเปคของอุปกรณ์ที่ใช้ได้ด้วย ทั้งเครื่องโปรเจคเตอร์, คอมพิวเตอร์ที่ใช้เปิดสไลด์ รวมถึงระบบปฏิบัติการและเวอร์ชั่นของโปรแกรมที่ใช้เปิด ซึ่งล้วนแต่เป็นเรื่องทางเทคนิคที่ยากจะควบคุม

และยิ่งเป็นสไลด์สำหรับการพูดของผู้บริหาร หากคุณพยายามใส่สิ่งเหล่านี้ในสไลด์แล้วเงื่อนไขทางเทคนิคไม่เอื้ออำนวย ก็อาจจะเกิดจังหวะที่สไลด์ค้าง กระตุก หรือเปลี่ยนสไลด์เลยหน้าที่ต้องการ และอาจทำให้การพูดครั้งนั้นสะดุดทั้งที่หลีกเลี่ยงได้ เพราะฉะนั้น หากคุณไม่ได้มั่นใจในเงื่อนไขทางเทคนิคจริงๆ พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ Animation หรือ Transition ที่ไม่จำเป็นไว้ก่อนจะดีกว่า

9 อย่าใช้คลิปวีดีโอยาวๆ

หลายครั้งการนำเสนอของผู้บริหารก็อาจต้องใช้คลิปวีดิโอเป็นสื่อประกอบที่มีเนื้อหาที่ค่อนข้างเป็นทางการ และอาจจะยืดยาวไปจนถึง 2-3 นาที ซึ่งหากเลี่ยงไปใช้คลิปอื่น ที่สั้นกว่าไม่ได้จริงๆ ก็ควรจะตัดต่อให้เหลือประมาณไม่เกิน 30 วินาที โดยหากเป็นการตัดจบคลิปง่ายๆ หรือมีคลิปสั้นหลายคลิปเล่นต่อกัน เครื่องมือที่อยู่ในโปรแกรมออกแบบสไลด์ก็มีความสามารถเพียงพอที่จะจัดการ

 เพราะการใช้คลิปประกอบการนำเสนอที่สั้นและกระชับจะช่วยคงความสนใจของผู้ฟังไว้กับผู้บริหารที่กำลังพูดอยู่ได้ และผู้พูดยังสามารถเริ่มการนำเสนอต่อจากคลิปวีดีโอได้ราบรื่นกว่า เพราะไม่ต้องดึงความสนใจจากผู้ฟังกลับมาจากวีดีโอยาวๆ นั่นเอง

แถมท้าย กับอีกสิ่งที่ต้องไม่ลืมเมื่อต้องออกแบบสไลด์ก็คือการเลือกใช้องค์ประกอบต่างๆ ให้เหมาะกับความสนใจของผู้ฟัง และก็ต้องไปกันได้กับเงื่อนไขของผู้พูดด้วยเช่นกัน เพื่อช่วยส่งเสริมให้การนำเสนอเป็นไปอย่างราบรื่นและได้ผลอย่างที่คาดหวังมากที่สุด และเทคนิคที่นำเสนอไปเหล่านี้ก็อาจจะนำไปใช้ได้กับกรณีอื่นๆ หรือเทคนิคอื่นนอกจากนี้ก็อาจจะนำมาประยุกต์กับการทำสไลด์สำหรับการพูดของผู้บริหารได้ด้วยเช่นกัน