Inventory Management คืออะไร ทำได้กี่วิธี ดูวิธีจัดการสินค้าคงคลัง

สำหรับธุรกิจค้าขายหรือการผลิตต่าง ๆ ระบบคลังสินค้า ที่ช่วยบริหารจัดการสินค้าคงคลัง หรือสินค้าคงเหลือ คือสิ่งจำเป็นที่จะทำให้ธุรกิจของพวกเขาเป็นไปได้อย่างราบรื่น ไม่ขาดตอน ทว่า การมีปริมาณสินค้าคงคลังมากหรือน้อยเกินไป ก็จะสร้างปัญหาให้แก่ตัวของธุรกิจได้ค่อนข้างมาก Inventory Management จึงเป็นเรื่องสำคัญ ที่ธุรกิจต้องรู้ว่ามันคืออะไร และควรจะต้องทำอย่างไร เพื่อไม่ให้ธุรกิจเกิดการชะงัก จากสินค้าคงเหลือที่มากหรือน้อยเกินไปนั่นเอง

Inventory Management คืออะไร การวางแผนเพื่อการใช้งานทรัพยากรของธุรกิจ

การบริหารสินค้าคงคลัง หรือ Inventory Management คือ การดูแล วางแผน และจัดการทรัพย์สินที่ยังไม่ได้ขายหรือ สินค้าคงคลัง วัตถุดิบ และสต๊อกสินค้า โดยที่เป้าหมายของการบริหารสินค้าคงคลัง คือการดูการไหลเวียนของสินค้าจากกระบวนการผลิต ไปยังกระบวนการจัดเก็บ จนไปถึงกระบวนการขาย เพื่อช่วยให้เราสามารถลดภาระในการเก็บสินค้ามากเกินจำเป็น และยังช่วยให้สินค้ามีจำหน่ายได้เพียงพอต่อความต้องการ รวมไปถึงลดต้นทุนการบริหารจัดการได้ดีอีกด้วย

4 รายการสินค้าคงเหลือในคลังที่ต้องจัดประเภท

1. วัตถุดิบ (Raw materials)

วัตถุดิบเป็นสิ่งของที่ผู้ผลิตใช้ในการประกอบ หรือแปรรูปในการสร้างสินค้าสำเร็จรูปขึ้นมาเพื่อขายภายหลัง โดยอาจจะรวมถึงสิ่งของที่บริษัทซื้อมาจากบริษัทอื่น จัดหาด้วยตัวเอง หรือประกอบมาจากวัตถุดิบอื่นอีกที

2. งานในกระบวนการ (Work in progress)

สำหรับสินค้าที่มีขั้นตอนการผลิตที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน บางครั้งบริษัทก็ต้องมีการจัดเก็บงานในกระบวนการ ก่อนที่จะเข้าไปในกระบวนการผลิตสินค้าสำเร็จรูปออกมา ซึ่งงานในกระบวนการ คือสินค้าคงคลังที่ถูกผลิต แปรรูป หรือประกอบมาจากวัตถุดิบ แต่ก็ยังอยู่ในลักษณะไม่สมบูรณ์แบบ รอการผลิต แปรรูป หรือประกอบอีกรอบเพื่อให้เป็นสินค้าที่พร้อมจำหน่าย

3. สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods)

สินค้าสำเร็จรูป คือสินค้าที่ถูกแปรรูป ประกอบ หรือผลิตมาสมบูรณ์แบบ และพร้อมที่จะถูกขายให้กับลูกค้าแล้ว เพราะฉะนั้น สินค้าสำเร็จรูปก็คือสต๊อกของสินค้าที่พร้อมจะนำไปขายให้กับลูกค้านั้นเอง

4. อะไหล่ และวัสดุสำหรับการซ่อมบำรุง (MRO / Maintenance-Repair-Operating Supplies)

สิ่งของที่ถูกใช้ในการสนับสนุน หรือซ่อมแซมการผลิตสินค้าสำเร็จรูป แต่ไม่ได้ถูกใช้ในกระบวนการสร้างโดยตรง ยกตัวอย่างเช่น น้ำมันหล่อลื่นที่ใช้กับเครื่องจักรในโรงงาน หรือถุงมือแพทย์ที่ใช้ประกอบการผ่าตัด เป็นต้น

วิธีทำ Inventory Management ด้วยการจัดหมวดหมู่ของสินค้าคงคลังให้ไหลเป็นระบบ

สินค้าคงคลังที่เก็บตามรอบ (Cycle Stock)

Cycle Stock หรือสินค้าคงคลังที่เก็บตามรอบ คือสินค้าคงคลังที่มีไว้เติมเต็มสินค้าที่ถูกขายไป หรือวัตถุดิบที่ถูกใช้ไปในกระบวนการผลิต ซึ่งสินค้าคงคลังประเภทนี้จะถูกเก็บไว้ เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่เราทราบแน่นอน รวมทั้งช่วยทำให้วงรอบของเวลาในการสั่งวัตถุดิบหรือสินค้านั้นคงที่ ซึ่งจะทำให้สินค้าคงคลังในแต่ละรอบที่มาถึง จะตรงกับเวลาที่วัตถุดิบหรือสินค้าชิ้นสุดท้ายนั้นหมดลงอย่างพอดี

สินค้าคงคลังระหว่างทาง (In-Transit Inventories)

In-Transit Inventories หรือสินค้าคงคลังระหว่างทาง คือวัตถุดิบหรือสินค้าที่อยู่ระหว่างการขนส่ง จากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่ง ซึ่งวัตถุดิบหรือสินค้าเหล่านี้ อาจจะถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงคลังที่เก็บไว้ตามรอบด้วยเช่นกัน เพราะถึงแม้ว่าวัตถุดิบหรือสินค้าที่อยู่ระหว่างขนส่งนั้น จะต้องรอจนกว่าจะไปถึงผู้ที่สั่งวัตถุดิบหรือสินค้าเสียก่อน จึงจะสามารถนำไปใช้ในกระบวนการผลิตหรือนำไปขายต่อไปได้ก็ตาม

สินค้าคงคลังสำรอง (Safety Stock or Buffer Stock)

Safety Stock or Buffer Stock หรือสินค้าคงคลังสำรอง คือสินค้าคงคลังจำนวนหนึ่งที่เก็บไว้เกินจากจำนวน หรือมีปริมาณมากกว่าที่เก็บไว้ตามรอบปกติ เนื่องจากความต้องการสินค้าของลูกค้า หรือช่วงเวลารอคอยในการสั่งสินค้านั้นมีความไม่แน่นอน ดังนั้น จึงจำเป็นต้องมีสินค้าคงคลังสำรองไว้ในปริมาณที่เพียงพอกับการนำไปใช้ก่อน

สินค้าคงคลังที่เก็บไว้เพื่อบริหารความเสี่ยง (Speculative Stock)

Speculative Stock หรือสินค้าคงคลังที่เก็บไว้เพื่อบริหารความเสี่ยง คือสินค้าคงคลังที่เก็บไว้ สำหรับตอบสนองความต้องการลูกค้าในปัจจุบัน และยังเผื่อไว้สำหรับความไม่แน่นอนต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต เช่น การสั่งซื้อวัตถุดิบจำนวนมากกว่าปกติ เพราะมีการคาดการณ์ว่าวัตถุดิบจะมีขึ้นราคา หรือขาดแคลนในอนาคต เป็นต้น

นอกจากนี้ การพิจารณาถึงปริมาณวัตถุดิบที่ต้องใช้ในกระบวนการผลิต เพื่อให้ได้จุดคุ้มทุนในการผลิต หรือความต้องการส่วนลดในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง อาจทำให้มีความต้องการวัตถุดิบ เพื่อใช้ในกระบวนการผลิต ที่มีปริมาณมากกว่าความต้องการลูกค้า ซึ่งอาจจะเกิดขึ้นจริงในแต่ละช่วงเวลาไป

สินค้าคงคลังที่เก็บไว้ตามฤดูกาล (Seasonal Stock)

Seasonal Stock หรือสินค้าคงคลังที่เก็บไว้ตามฤดูกาล คือรูปแบบหนึ่งของสินค้าคงคลังที่เก็บไว้เพื่อบริหารความเสี่ยง โดยเป็นการสะสมสินค้าคงคลังไว้จำนวนหนึ่ง ก่อนที่ฤดูกาลของการขายสินค้าจะมาถึง ซึ่งสินค้าคงคลังประเภทนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นผลิตผลทางการเกษตรที่มีตามฤดูกาล รวมทั้งอุตสาหกรรมที่เกี่ยวกับแฟชั่น เช่น เสื้อผ้า เครื่องนุ่งห่ม และเครื่องใช้ไฟฟ้า โดยผู้ผลิตจะมีการสต๊อกสินค้ารุ่นใหม่ เพื่อรองรับความต้องการของลูกค้าในแต่ละฤดูกาลที่กำลังจะมาถึง

สินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหว (Dead Stock)

Dead Stock หรือสินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหว คือสินค้าที่ถูกเก็บไว้ และไม่มีความต้องการใช้ ทั้งนี้อาจเป็นสินค้าที่ล้าสมัย เสื่อมสภาพ หรือเป็นสินค้าที่ตกค้างอยู่ในระบบคลังสินค้าเป็นเวลานาน เป็นต้น

แนวทางการจัดการสินค้าคงคลัง บริหารอย่างไรเพื่อให้ธุรกิจไปต่อได้

1. กำหนดปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสมกับกิจการ

การกำหนดปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสมกับกิจการของตัวคุณเอง สามารถทำได้ด้วยการจดบันทึกสินค้าเข้าและออกในคลัง โดยรวบรวมการเบิกจ่ายในอดีต ควบคู่ไปกับการดูยอดขาย เพื่อให้มีสต๊อกเพียงพอ ตรงตามความต้องการของผู้บริโภคทั้งในด้านแบบ สี และขนาด โดยเก็บข้อมูลว่ารายการสินค้าใดขายดี สินค้าใดขายไม่ดี วัตถุดิบประเภทใดควรสั่งซื้อเพิ่ม หรือสินค้าสำเร็จรูปประเภทใดควรลดราคาล้างสต็อก หรือควรตัดสต็อก เพราะเสื่อมคุณภาพและล้าสมัยแล้ว

2. มีการวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบที่ดี โดยหาค่าปริมาณการสั่งซื้อที่มีต้นทุนต่ำที่สุด

การคำนวณค่าปริมาณการสั่งซื้อที่มีต้นทุนต่ำที่สุด สามารถทำได้โดยหาค่า Economic Order Quantity หรือเรียกสั้น ๆ ว่า EOQ ซึ่งเป็นวิธีที่แพร่หลาย และใช้กันมานาน เพราะเป็นการคำนวณหาปริมาณการสั่งซื้อที่ทำให้ประหยัดทั้งต้นทุนในการสั่งซื้อ และต้นทุนในการเก็บรักษา และบอกถึงปริมาณที่ควรสั่งซื้อจำนวนเท่าใดจึงจะประหยัดที่สุด

3. หาจุดหรือวงรอบเวลาการสั่งซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบที่ต้องใช้

การหาจุดหรือวงรอบเวลาที่ต้องสั่งซื้อวัตถุดิบหรือสินค้าใหม่ เป็นสิ่งสำคัญที่ควรจะต้องทำ เพราะเป็นจุดที่ใช้เตือนสำหรับการสั่งซื้อในรอบถัดไป เพื่อไม่ให้เกิดการค้างของสินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหวนั่นเอง

4. เจรจาต่อรองขอส่วนลดเมื่อซื้อปริมาณวัตถุดิบจำนวนมาก

ผู้ประกอบการที่ใช้วัตถุดิบใดอย่างสม่ำเสมอ และทราบปริมาณการใช้ที่แน่นอนของตนเอง ควรจะเจรจากับผู้ขายโดยตกลงด้วยตัวเลขของปริมาณการใช้วัตถุดิบนี้ทั้งปี แต่จะต้องให้ผู้ขายทยอยส่งของให้ทุกเดือนแทน โดยทำสัญญาเป็นรายปีเพื่อได้ส่วนลดมากขึ้น

 5. บริหารจัดการสินค้าคงคลังไม่ให้มีสินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหว

เพราะการมีสินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหวในระยะเวลานาน ถือเป็นปัญหาที่หลาย ๆ ธุรกิจต้องประสบ จึงจำเป็นจะต้องมีการวางแผนในการจัดการสินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหว ให้สินค้าเหล่านั้นถูกจำหน่ายออกไปไม่ว่าทางใดหรือทางหนึ่ง รวมไปถึงประเมินถึงความเป็นไปได้ในการตัดสต๊อก หรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้วัตถุดิบไม่เสื่อมสภาพและล้าสมัยจนไม่สามารถจัดจำหน่ายได้

6. มีการตรวจนับสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอ

กิจการควรที่จะมีการตรวจนับสินค้าคงคลังอยู่อย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยควรตรวจทุกรายการปีละ 1 ครั้ง และสุ่มตรวจบางรายการทุกเดือน เพื่อให้ทราบว่าสินค้าคงคลังที่บันทึกในบัญชีเอาไว้ ตรงกับสินค้าคงคลังที่เก็บไว้ในโกดังหรือไม่ และเพื่อป้องกันการรั่วไหล หรือฉ้อโกงจากพนักงานของกิจการด้วย นอกจากนั้น การตรวจนับจะช่วยให้พนักงานที่ดูแลต้องเอาใจใส่ในการเก็บรักษาอีกด้วย

7. จัดสถานที่ให้ที่เหมาะสม และมีเอกสารการเบิกจ่ายสินค้าคงคลัง

การจัดสถานที่ให้ที่เหมาะสมในการเก็บสินค้า ต้องมีเอกสารการเบิกจ่ายสินค้าคงคลังนั้น เพื่อควบคุมการซื้อ และการเบิกจ่ายสินค้าคงคลังได้ โดยจะต้องออกแบบให้มีช่องอนุมัติสำหรับเบิกสินค้าคงเหลือได้ เพื่อควบคุมการรั่วไหลของสินค้าคงคลังนั่นเอง

8. จัดสถานที่ที่เหมาะสมในการเก็บสินค้าคงคลัง

การจัดสถานที่ที่เหมาะสมในการเก็บสินค้าคงคลัง จำเป็นจะต้องคำนึงถึงลักษณะการจัดวางรูปแบบสินค้า และการวางสินค้าให้เหมาะสมกับผลิตภัณฑ์ ทั้งในด้านความชื้นที่จะส่งผลกับตัวสินค้าหรือวัตถุดิบ และความสะดวกต่อการขนย้าย

9. นำระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ควบคุมสต๊อก

ในกรณีที่เป็นธุรกิจขนาดกลางซึ่งมียอดขายสูง มีการผลิตสินค้าหลายแบบ และมีรายการที่เป็นวัตถุดิบจำนวนมาก จำเป็นที่จะต้องนำระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ควบคุมสต๊อกของสินค้าคงคลัง เพื่อใช้ควบคุมและนำมาบริหารงานให้ดีขึ้น

สรุป

เพราะ Inventory Management หรือการบริหารสินค้าคงคลัง คือการดูแล วางแผน และจัดการบริหารปริมาณสินค้าคงคลังภายในสต๊อก โดยมีเป้าหมายเพื่อให้การไหลเวียนของสินค้าจากกระบวนการผลิตไป กระบวนการจัดเก็บ จนไปถึงกระบวนการขายนั้น รื่นไหล และไม่มีการติดชะงัก จากการที่มีสินค้าคงคลังมากหรือน้อยจนเกินไป อันเป็นผลให้ทุนจม หรือสินค้าไม่พอขายนั่นเอง

และสำหรับใครที่กำลังมองหาระบบซอฟต์แวร์โซลูชั่นครบวงจรสำหรับธุรกิจ แล้วล่ะก็ Hocco ของเราก็ยินดีและพร้อมที่จะให้บริการ เพราะเราคือบริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ให้บริการพัฒนาซอฟต์แวร์ และดิจิทัลโซลูชั่นอย่างครบวงจร ด้วยประสบการณ์ที่มีในหลากหลายธุรกิจ และหลากหลายอุตสาหกรรม เช่น การวางระบบ HIS ให้กับโรงพยาบาล, การทำระบบ ERP Software สำหรับองค์กร ฯลฯ ทำให้มั่นใจได้เลยว่า เราจะสามารถตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าได้อย่างแน่นอน ด้วยการตั้งต้นจากความต้องการของผู้ใช้งาน ไปจนถึงการออกแบบซอฟต์แวร์โซลูชั่น และดำเนินการติดตั้งระบบอย่างแม่นยำ นอกจากนี้ เรายังให้บริการดูแลและบำรุงรักษาระบบ เพื่อช่วยสนับสนุนให้ธุรกิจของคุณ ให้สามารถดำเนินงานได้อย่างสะดวกสบายในทุกขั้นตอนอีกด้วย

อ้างอิง

https://www.logisticafe.com/2010/03/สินค้าคงคลัง-inventory-management-2/

https://ieprosoft.com/การบริหารสินค้าคงคลัง-inventory/

https://zortout.com/blog/inventory-management

https://thaiwinner.com/inventory-management/

https://www.iok2u.com/article/logistics-supply-chain/sc-inventory-management