ในยุคที่เทคโนโลยีและระบบสารสนเทศมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว บางครั้งก็อาจจะมียังมีคนที่สงสัยและยังไม่เข้าใจว่า ระบบสารสนเทศ หรือ Information System คืออะไร แล้วควรจะจัดการกับระบบสารสนเทศอย่างไรถึงจะดีที่สุด มีประสิทธิภาพมากที่สุด ? วันนี้ผมจะพาทุกคนไปทำความรู้จักว่าจริง ๆ แล้ว Information System คืออะไร พร้อมทั้งแนะนำวิธีการจัดการ Information System ที่ถูกวิธีด้วยครับ ถ้าพร้อมแล้วไปค้นหาคำตอบในบทความนี้กันเลยครับ
รู้จักกับ ระบบสารสนเทศ (Information System) คือ
Information System คือ ระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในลักษณะต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการบริหารจัดการ หรือ การตัดสินใจขององค์กรหรือบุคคล ซึ่งในปัจจุบันนิยมนำ Information System มาสนับสนุนการดำเนินธุรกิจหรือกิจกรรมต่าง ๆ ภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น การบริหารจัดการฐานข้อมูลลูกค้า การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน การจัดการทรัพยากรภายในองค์กร หรือ การลดความขัดแย้ง เป็นต้น โดย Information System มักจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเพื่อจัดการและประมวลผลข้อมูลเพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด พร้อมทั้งทำให้ผู้ใช้งานสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น
เทคนิคการจัดการ Information System
การจัดการ Information System คือ กระบวนการที่สำคัญโดยจะมุ่งเน้นการบริหารจัดการข้อมูลและเทคโนโลยีสารสนเทศภายในองค์กรอย่างเป็นระบบ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และนี่คือขั้นตอนการจัดการ Information System ที่สำคัญ
1. การวางแผน (Planning) : อย่างแรกคุณจำเป็นที่จะต้องกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย พร้อมทั้งวางแผนกลยุทธ์ในการพัฒนาระบบการใช้งาน
2. การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) : ระบุและเก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับงาน
3. การจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูล (Data Storage and Organization) : ในขั้นตอนนี้คุณอาจจะสร้างกระบวนการเพื่อการเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ
4.การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) : นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการประมลผลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อองค์กร
5. การสื่อสารและรายงานผล (Communication and Reporting) : สร้างระบบสื่อสารภายในองค์กร พร้อมทั้งพัฒนาระบบรายงานที่ชัดเจน เพื่อช่วยให้การตัดสินใจแม่นยำมากยิ่งขึ้น
6. การควบคุมและรักษาความปลอดภัย (Control and Security) : กำหนดมาตรการควบคุมการเข้าถึงข้อมูล โดยใช้เทคโนโลยีและนโยบายในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเข้ามาช่วย
5 องกรค์ประกอบสำคัญของ Information System
องค์ประกอบของ Information System มีหลากหลาย เริ่มตั้งแต่ระบบฮาร์ดแวร์ไปจนถึงระบบซอฟต์แวร์และข้อมูล โดยแต่ละองค์ประกอบก็มีบทบาทและความสำคัญที่แตกต่างกัน และนี่ คือองค์กรประกอบสำคัญของ Information System
1. Hardware
Hardware (ฮาร์ดแวร์) สำหรับ Information System ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นอย่างมาก โดย Hardware ในที่นี้จะประกอบไปด้วยคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบและใช้งานได้นั้นเองครับ
2. Networks
ระบบ Networks มีหน้าที่เชื่อมต่อส่วนประกอบต่าง ๆ และการที่มีระบบ Networks ยังสามารถทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลและโปรแกรมต่าง ๆ ได้จากทุกที่ทั่วทุกมุมโลก ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่ Information System ไม่สามารถขาดได้เลยครับ
3. Software
อีกหนึ่งองค์ประกอบที่สำคัญของ Information System คือ Software ยกตัวอย่าง เช่น Windows , Linux , iOS เป็นต้น โดยระบบ Software ที่แต่แบบก็จะเหมาะสมกับงานที่แตกต่างกัน ส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับการเลือกใช้งานของแต่ละองค์กร
4. Data
Data หรือ ข้อมูล ถือเป็นองค์ประกอบที่สำคัญ ไม่ว่าจะเป็น Structured Data ที่ถูกจัดเก็บไว้บน Databases หรือ Unstructured Data อย่าง รูปภาพ หรือ ไฟล์เสียง โดยคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้ง 2 ประเภทนี้ได้ผ่านแอปพลิเคชันต่าง ๆ เพื่อนำไปวิเคราะห์และต่อยอดธุรกิจ
5. People
ผู้คน คือ หนึ่งในองค์ประกอบสำคัญของ Information System ที่หลายคนอาจจะมองข้าม โดยนับตั้งแต่ผู้สร้าง ผู้ดูแลระบบ ไปจนถึงผู้ใช้งานระบบ โดยผู้สร้างและผู้ดูแลระบบจำเป็นที่จะต้องเข้าใจวิธีการใช้งานและการกำหนด นอกจากนี้ยังต้องสามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น ในขณะที่ผู้ใช้งานต้องมีเรียนรู้การทำงานภายในระบบเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
ประโยชน์ของ Information System
แน่นอนว่า Information System มีประโยชน์หลากหลายต่อองค์กรและบุคคลในหลายด้าน เรามาดูประโยชน์หลัก ๆ ของ Information System ดังนี้
1. การตัดสินใจที่ถูกต้อง Information System คือ ระบบที่ช่วยให้ผู้บริหารและบุคคลภายในองค์กรที่มีข้อมูลสามารถตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ได้อย่างแม่นยำ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงและเพิ่มโอกาสในการดำเนินธุรกิจ
2. การจัดการทรัพยากร Information System ช่วยให้การจัดการทรัพยากรในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การจัดการการเงิน การจัดการพนักงาน การจัดการสินค้านหรือบริการ และอื่น ๆ อีกมากมาย
3. ลดความขัดแย้ง โดยสามารถใช้ข้อมูลและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจาก Information System เพื่อลดความขัดแย้งระหว่างแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กร
4. ลดค่าใช้จ่าย การนำ Information System มาประยุกต์ใช้ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น พร้อมทั้งยังช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในกระบวนการต่าง ๆ ลงอีกด้วย
5. เพิ่มความพร้อมในการตอบสนอง โดย Information System สามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคและตลาด ด้วยการใช้ข้อมูลที่มีอยู่
6. เพิ่มเสถียรภาพให้กับองค์กรและธุรกิจ การใช้ Information System ช่วยให้ธุรกิจมีความเสถียรมากขึ้น ด้วยความแม่นยำในการตัดสินใจ ช่วยลดความเสี่ยง และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินกิจการ
ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ Information System ในปัจจุบัน
ในปัจจุบันมีหลายธุรกิจที่นำ Information System มาประยุกต์ใช้ เพื่อสนับสนุนการดำเนินธุรกิจให้เป็นไปอย่างราบรื่น ยกตัวอย่าง เช่น
● ระบบบริหารจัดการลูกค้า หรือ CRM คือ ระบบที่ช่วยเก็บรวบรวมข้อมูลของกลุ่มลูกค้าอย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็น ประวัติการซื้อ ข้อมูลการติดต่อ รวมไปถึงสต๊อกสินค้า โดยช่วยให้ร้านค้าสามารถบริหารจัดการธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
● ระบบบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ หรือ ระบบ HRM ช่วยในการจัดการข้อมูลพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนตัว การจัดตำแหน่งงาน การจัดการเงินเดือน รวมไปถึงการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะต่าง ๆ ของพนักงาน
● ระบบการจัดการโครงสร้างพื้นฐาน หรือ ระบบ ERP คือ ระบบที่รวมการบริหารจัดการต่าง ๆ ภายในองค์กรไว้ในที่เดียว เช่น การผลิต การขาย การจัดซื้อ และบัญชี เพื่อให้การสื่อสารและการทำงานของทั้งองค์กรไปในทิศทางเดียวกัน
● ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System, MIS) คือ ระบบที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถบริหารจัดการองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สรุป
หลังจากอ่านบทความนี้ผมว่าหลายคนน่าจะเข้าใจเกี่ยวกับ Information System ว่าคืออะไร และมีประโยชน์อย่างไรกันมากขึ้น โดย Information System คือ ระบบที่ช่วยรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรและธุรกิจ โดยคุณสามารถนำข้อมูลที่ได้จาก Information System นำไปวิเคราะห์เพื่อใช้ในการต่อยอด การดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดนั้นเองครับ
อ้างอิง
https://www.techtarget.com/whatis/definition/IS-information-system-or-information-services
https://www.britannica.com/topic/information-system
0 Comment