7 วิธีการจัดการองค์กรให้ทันสมัย ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงาน

การปฏิรูปการทำงานให้ทันสมัยหรือการจัดการองค์กร ถือเป็นสิ่งสำคัญที่องค์กรควรจะต้องลงมือทำ และยิ่งในยุคที่อัตราการเกิดของประชากรลดลงไปแบบนี้แล้ว การปรับให้การทำงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยที่ยังรักษาบุคลากรให้ยังอยากทำงานกับองค์กรต่อไปจึงเป็นเรื่องที่จำเป็น แต่ทว่า ควรจะเริ่มต้นกันอย่างไร Hocco จะพาไปหาคำตอบนั้นให้เอง

ทำความเข้าใจประสิทธิภาพในการทำงาน สรุปแล้วมันคืออะไรกันแน่

โดยทั่วไปแล้ว ประสิทธิภาพในการทำงานจะหมายถึง การใช้ทรัพยากรที่จำเป็นให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ได้รับผลตอบแทนที่เท่ากัน ซึ่งเป็นเรื่องของการใช้ปัจจัยและกระบวนการในการดำเนินงาน โดยประสิทธิภาพอาจไม่แสดงเป็นค่าประสิทธิภาพเชิงตัวเลข แต่แสดงด้วยการบันทึกถึงลักษณะการใช้เงิน วัสดุ คน และเวลา ในการปฏิบัติงานอย่างคุ้มค่า ประหยัด ไม่มีการสูญเปล่าเกินความจำเป็น รวมถึงมีการใช้กลยุทธ์หรือเทคนิควิธีการปฏิบัติที่เหมาะสม สามารถนำไปสู่การบังเกิดผลได้เร็วและมีคุณภาพ ประเภทของประสิทธิภาพในการทำงาน มี 2 ระดับคือ

1. ประสิทธิภาพการทำงานของบุคคล

ประสิทธิภาพการทำงานของบุคคล หมายถึงค่านิยมการทำการทำงานเสร็จโดยสูญเสียเวลา และพลังงานน้อยที่สุด เป็นการทำงานของบุคคลที่ทำได้เร็วและได้งานดี

บุคคลที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน คือบุคคลที่ตั้งใจปฏิบัติงานอย่างเต็มความสามารถ ใช้กลวิธีหรือเทคนิคการทำงานที่จะสร้างผลงานได้มาก เป็นผลงานที่มีคุณภาพ และเป็นที่น่าพอใจ โดยสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย พลังงาน และเวลาน้อย เป็นบุคคลที่มีความสุขและพอใจในการทำงาน รวมถึงมีความพอใจที่จะเพิ่มพูนคุณภาพและปริมาณของผลงาน คิดค้น ดัดแปลง วิธีการทำงานให้ได้ผลดียิ่งขึ้นอยู่เสมอ

2. ประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร

ประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร คือ การที่องค์กรสามารถดำเนินงานต่าง ๆ ตามภารกิจหน้าที่ขององค์กร โดยใช้ทรัพยากร ปัจจัยต่าง ๆ รวมถึงกำลังคนได้อย่างคุ้มค่า มีการสูญเปล่าน้อยที่สุด มีลักษณะการดำเนินงานไปสู่ผลตามวัตถุประสงค์ ซึ่งจะประหยัดทั้งเวลา ทรัพยากร และกำลังคน

องค์กรที่มีความสามารถในการจัดการองค์กรที่ดีทั้งการใช้ยุทธศาสตร์ กลยุทธ์ เทคนิควิธีการ และเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ จะทำให้เกิดวิธีการทำงานที่เหมาะสม มีความราบรื่นในการดำเนินงาน มีปัญหาอุปสรรค และความขัดแย้งน้อยที่สุด ส่งผลทำให้บุคลากรมีขวัญกำลังใจดี และมีความสุขในการทำงาน

7 กลเม็ด สำหรับการจัดการองค์กรให้ทันสมัย

1. ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน

องค์กรควรตั้งเป้าหมายในการทำงานภายในก่อน เพื่อพร้อมรับความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น และเพื่อทำให้บุคลากรมีความเข้าใจไปในทิศทางเดียวกันว่า การเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร พร้อมเหตุผลที่ทำไมบุคลากรในองค์กรจึงต้องพัฒนาทักษะของตนเอง เพื่อให้สอดคล้องกันกับ Digital Transformation ที่จะมาถึง หากทุกคนมีความเข้าใจและมีเป้าหมายเดียวกัน จะทำให้องค์กรมีการจัดการองค์กรที่เห็นเป็นภาพเดียวกัน พร้อมสร้างโอกาสขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้ดีขึ้น เพราะทุกคนมีความเข้าใจในวัตุประสงค์ขององค์กร และตื่นตัวในการรับมือ

2. พัฒนากลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์

การวางแผนงานโดยใช้กลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์ที่เหมาะสม คือกุญแจสำคัญในการเปลี่ยนแปลงองค์กร ซึ่งทุกคนในทีมจะต้องมีการสื่อสารภายในองค์กร เพื่อสร้าง Mindset และความเข้าใจให้ตรงกันว่า กลยุทธ์ที่จะนำมาปรับใช้สำหรับองค์กรนั้น จะเป็นในรูปแบบใด และใช้เทคโนโลยีอะไรเพื่อให้เข้ากันกับแผนธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่ การวางแผนกลยุทธ์นี้จะต้องดำเนินการอย่างเป็นขั้นเป็นตอน และมีการวางแผนทั้งแบบระยะสั้น และระยะยาว เพื่อให้ตอบโจทย์กันกับเป้าหมายขององค์กรที่สร้างไว้ และผลักดันพนักงานให้เกิดแรงจูงใหม่ ๆ

3. ใช้เทคโนโลยีเพื่อสนับสนุนการทำงาน

ฝ่ายบุคคลในยุคดิจิทัลจำเป็นต้องมีทักษะในการใช้เครื่องมือและเทคโนโลยี เพื่อพร้อมรับความเปลี่ยนแปลงของธุรกิจ ซึ่งผู้บริหารด้านทรัพยากรมนุษย์ หรือฝ่ายบุคคลควรที่จะทราบว่า เทคโนโลยีหรือเครื่องมือที่จำเป็นต่าง ๆ สำหรับการขับเคลื่อนแผนงานควรมีอะไรบ้าง ซึ่งในแต่ละองค์กร ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่อัปเดตใหม่ล่าสุด หรือสามารถใช้เครื่องมือให้ได้มากที่สุด แต่ควรหาเครื่องมือที่เหมาะสมกับเนื้องาน และความต้องการของธุรกิจ เพื่อลงทุนไปกับเทคโนโลยีที่จำเป็นต่อการพัฒนาแผนงานจริง ๆ และสามารถวิเคราะห์ข้อมูลที่ต้องการได้ตรงจุด รวมถึงมีการจ้างทีมนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการเทคโนโลยีเหล่านี้ด้วย

4. แพลตฟอร์ม Digital คือพื้นที่เพื่อการสื่อสาร

ในปัจจุบัน นักการตลาดใช้เครื่องมือดิจิทัล และโซเชียลมีเดียเพื่อสื่อสารไปยังผู้บริโภค สำหรับการซื้อขายสินค้าและบริการในรูปแบบออนไลน์ ซึ่งในแง่มุมขององค์กร ฝ่ายบุคคลสามารถใช้พื้นที่ออนไลน์เพื่อรับสมัครพนักงาน และสื่อสารไปยังผู้ที่กำลังมองหางานได้ ซึ่งแพลตฟอร์มออนไลน์สำหรับการรับสมัครงานยอดนิยม ที่แบรนด์ดังทั่วโลกนิยมใช้ คือ Linkedin ซึ่งเราสามารถใช้โซเชียลมีเดียช่องทางนี้ เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีแก่แบรนด์ด้วยนำเสนอข้อมูลในภาคธุรกิจต่าง ๆ การนำเสนอวัฒนธรรมองค์กร และการเปิดรับสมัครงานในตำแหน่งใหม่ ๆ และแบรนด์ยังสามารถใช้พื้นที่บนโซเชียลมีเดียนี้ เพื่อนำเสนอองค์กร และเพื่อเปรียบเทียบกับแบรนด์คู่แข่งได้เช่นเดียวกัน

5. คาดการณ์อนาคต ด้วยการใช้ HR Data Analytics

หนึ่งในประโยชน์ของการใช้ Digital Transformation คือการนำ Data หรือ Big Data ที่มีอยู่ในมือมาวิเคราะห์ เพื่อให้เกิดประโยชน์ในการคาดการณ์ผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ด้วยการนำข้อมูลเชิงลึกของพนักงานที่เคยเก็บเอาไว้ ทั้งในรูปแบบเอกสาร และไฟล์มาลองกรอกลงในโปรแกรมสำหรับฝ่ายบุคคล โดยเฉพาะเพื่อประเมินสถานการณ์ล่วงหน้า และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น เช่น

- สามารถวางกลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์ให้เหมาะสมกับองค์กรของเรา

- การประเมินสถานการณ์การลาออกของพนักงาน

- การเทรนด์งานเพื่อยกระดับศักยภาพในการทำงานของบุคลากร

- การวางแผนจำนวนคน ให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร

- แนวทางในการดูแลสวัสดิภาพให้แก่บุคลากร

- การสร้างสมดุลระหว่างงานและความสุขของพนักงานในองค์กร

6. โปร่งใสและได้มาตรฐานด้วยการใช้ระบบ KPI เพื่อประเมินผล

การประเมินความสามารถของบุคลากรด้วยเครื่องมือดิจิทัล สามารถใช้ตัวชี้วัดได้อย่างยุติธรรมและตรวจสอบได้ โดยเครื่องมือวัดผล หรือระบบ KPI จะช่วยให้องค์กรสามารถรักษามาตรฐานที่เท่าเทียมกัน และมีความแม่นยำกว่าการใช้อารมณ์ความรู้สึก ซึ่งเป็นเรื่องยากในการวัดผล

KPI นั้นมาจากคำว่า Key Performance Indicators เป็นเครื่องมือที่ฝ่ายบุคคลใช้เพื่อประเมินประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน และวัดความสำเร็จในด้านต่าง ๆ ขององค์กร โดยการตั้ง KPI ในแต่ละองค์กรมีความแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับธุรกิจที่ทำและวัตถุประสงค์ เช่น องค์กรที่ให้บริการด้านอินเทอร์เน็ต จะมีการวัด KPI จากจำนวนสายที่รับ และความพึงพอใจของลูกค้าหลังจากที่ได้ใช้บริการ และองค์กรที่เน้นการขายสินค้า จะมีการวัด KPI จากยอดขาย และกำไรในแต่ละไตรมาส เป็นต้น

ดังนั้น การที่ฝ่ายบุคคลสามารถนำเสนอข้อมูลที่แม่นยำ และเป็นกลางด้วยการใช้ KPI จึงเป็นวิธีการรักษามาตรฐานในการพัฒนาบุคคลภายในองค์กรให้ดีขึ้น พร้อมทั้งการให้คำแนะนำปรึกษาเรื่องงาน ก็สามารถช่วยให้บุคลากรในทีมมีกำลังใจ และความตั้งใจในการทำงานให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

7. เรียนรู้ในการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร

เมื่อองค์กรเริ่มมี Digital Transformation เข้ามาปรับใช้ในการพัฒนาธุรกิจ นอกจากการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้แผนงานดำเนินไปได้อย่างราบรื่นมากขึ้น ลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และผลักดันศักยภาพพนักงานให้ก้าวหน้า และเตรียมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงของโลกดิจิทัลแล้ว วัฒนธรรมภายในองค์กรย่อมเปลี่ยนแปลงไปด้วยเช่นกัน

ซึ่งผู้บริหารและบุคลากรในองค์กรควรมีวิสัยทัศน์ และ Mindset ที่ชัดเจน รวมถึงดำเนินไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อให้สอดคล้องกับยุคดิจิทัล และนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงอย่างยั่งยืน

ข้อดีของการจัดการองค์กรด้วย Digital HR Transformation

- การใช้โปรแกรมเพื่อวิเคราะห์ผลด้านทรัพยากรมนุษย์ จะทำให้พนักงานไม่เสียเวลาไปกับงานเอกสารบางอย่างที่นานจนเกินไป รวมไปถึงการวิเคราะห์ผลบางอย่างที่ต้องใช้เวลา

- พนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ด้วยการใช้โปรแกรมที่บริษัทติดตั้งเอาไว้ให้ และการใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อติดต่อสื่อสาร

- การจัดเก็บข้อมูลเป็นระเบียบ ทำให้สามารถวิเคราะห์ผลได้ไวขึ้น

- การสื่อสารภายในองค์กรที่สะดวกและรวดเร็ว ด้วยการใช้โซเชียลมีเดีย หรือระบบแชทภายในองค์กร

- ความโปร่งใสในการตรวจสอบข้อมูลที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน

- สามารถลดทรัพยากรมนุษย์ด้วยการใช้โปรแกรมที่มีคุณภาพ แทนการใช้แรงงานจากพนักงาน

- สามารถลดต้นทุนในด้านต่าง ๆ เช่น งบประมาณของพนักงานและเอกสาร เป็นต้น

- พนักงานใช้เวลาไปกับการวางแผนงานได้ดีขึ้น

- การใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการ HR ในด้านต่าง ๆ เช่น การสรรหาบุคลากรใหม่ ๆ

สรุป

การจัดการองค์กรให้ทันสมัยเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงาน เป็นการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดีให้แก่องค์กรของเรา ซึ่งการนำ Digital HR Transformation มาใช้งาน ก็ช่วยทำให้การปรับตัวเหล่านั้นทำได้ง่าย และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นกว่าเดิม ด้วยเทคโนโลยีที่เข้ามาสนับสนุนในการทำงานของทุก ๆ ฝ่าย ซึ่งสิ่งเหล่านี้ เป็นหน้าที่ของผู้บริหารที่จะต้องมีวิสัยทัศน์ ในการจัดการ และเป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว เพื่อให้องค์กรพัฒนาได้ไกล และบุคลากรเองก็จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังอยู่กับองค์กรต่อไปอีกนาน

อ้างอิง

https://teachme-biz.com/blog/seisansei-7ways/

https://stepstraining.co/strategy/how-to-implement-hr-digital-transformation-to-the-organization

https://1stcraft.com/5-secrets-to-manage-your-organization/

https://dittothailand.com/dittonews/digital-workplace/

http://www.thailandindustry.com/indust_newweb/onlinemag_preview.php?cid=771