ERP Software คืออะไร มีอะไรบ้าง ดูตัวอย่างการวางระบบและค่าใช้จ่าย

การบริหารองค์กรในยุคดิจิทัลแบบปัจจุบัน ปฎิเสธไม่ได้เลยว่า คอมพิวเตอร์ได้เข้ามามีส่วนช่วยมากกว่าแต่ก่อนหลากหลายจุด จึงทำให้เกิดซอฟต์แวร์หลากหลายแบบขึ้นมาเพื่อตอบสนองต่อความต้องการเหล่านั้น และ ERP Software ก็คืออีกหนึ่งเครื่องมือที่นักพัฒนาซอฟต์แวร์สร้างขึ้นเพื่อใช้แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร ซึ่งเชื่อมโยงกับงานในอีกหลาย ๆ แผนกอย่างไม่มีกำแพงขวางกั้น

ERP Software เครื่องมือสำหรับช่วยบริหารธุรกิจในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

Enterprise Resource Planning Software หรือ ERP Software คือ ระบบจัดการข้อมูลหรือซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่ Integrate และ Automate ข้อมูลและกระบวนการทำงานในหน่วยงานส่วนต่าง ๆ ขององค์กรธุรกิจ เช่น

ERP Software คือ เครื่องมือที่ช่วยให้หน่วยงานต่าง ๆ สามารถทำงานร่วมกันแบบ Cross Functional ได้ เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดถูก Centralize อยู่ในที่เดียวกัน และถูก Standardization ให้มีมาตรฐานเดียวกัน จึงทำให้หน่วยงานต่าง ๆ สามารถเรียกใช้ แก้ไข และทำให้ข้อมูลไหลผ่านจากหน่วยงานหนึ่งไปอีกหน่วยงานหนึ่งได้ เมื่อมีปัญหาในการปฏิบัติงานเกิดขึ้นกับหน่วยงานใด หน่วยงานอื่น ๆ ก็สามารถรู้ถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับหน่วยงานของตน และสามารถวางแผนแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

ชนิดของซอฟอต์แวร์ ERP ในปัจจุบัน

Software ERP มี 3 ประเภทที่มีฟังก์ชันการทำงานที่แตกต่างกัน โดยประเภทของระบบ ERP ที่พบมากที่สุด ได้แก่

1. ซอฟต์แวร์ ERP แบบ On-Premise

เป็นระบบที่ติดตั้งและบำรุงรักษาในพื้นที่สำนักงานภายในองค์กร ซึ่งเมื่อติดตั้งแล้ว ถือว่าองค์กรเป็นเจ้าของคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์เอง เพื่อการควบคุม สนับสนุน และเป็นเจ้าของระบบทั้งหมด 

2. ซอฟต์แวร์ ERP บน Cloud

เป็นโซลูชั่นบนเว็บที่เรียกว่า Software as a Service (SaaS) ซึ่งองค์กรเข้าถึงและจัดเก็บข้อมูลบนอุปกรณ์ใด ๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยปกติจะผ่านการสมัครสมาชิก การสนับสนุน การอัปเดต การฝึกอบรม และการปรับแต่งแบบยืดหยุ่นที่สนับสนุนโดยผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ (Software Provider)

3. ซอฟต์แวร์ Hybrid ERP

หมายถึงการนำโซลูชั่นระบบ ERP บนคลาวด์และ On-premise มาใช้ร่วมกัน ซึ่งการรวมกันของการติดตั้งบริการและการปรับใช้จะแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการ ดังนั้นโมเดลเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้ ERP มีความยืดหยุ่นในการโยกย้ายระหว่างโมเดลการจัดส่งหรือผสานรวมประโยชน์ที่แตกต่างจากองค์กรอื่นๆ

ตัวอย่างการวางระบบ ERP Software

แบบขั้นตอนเดียว (Single-Step Method)

เมื่อใช้วิธีการแบบขั้นตอนเดียว ผู้ใช้ทั้งหมดจะย้ายไปยังระบบใหม่พร้อมกัน ประโยชน์ของ Software ERP จึงเกิดขึ้นได้เร็วกว่า แต่ก็มีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดมากขึ้น และอาจทำให้ไม่ราบรื่นมากนัก

แต่อย่างไรก็ตาม ด้วยกลยุทธ์การใช้งานแบบขั้นตอนเดียว ก็ทำให้เราสามารถใช้ประโยชน์จากมันได้อย่างรวดเร็ว เช่น ได้ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น ข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้น และต้นทุนการดำเนินงานที่ลดลง กลยุทธ์การใช้งานนี้ จึงเหมาะสำหรับผู้ใช้ที่มีข้อจำกัดเรื่องเวลาและจำเป็นต้องกำหนดค่า ทดสอบ และฝึกอบรมให้เสร็จสิ้นภายในวันที่เริ่มใช้งานจริง ตามที่คาดการณ์ไว้

แบบแบ่งเป็นเฟส (Phased Rollout)

ใช้การเปิดตัวแบบแบ่งเป็นช่วง ๆ หรือเป็นเฟส ทำให้การปรับใช้คุณลักษณะ เครื่องมือ และส่วนประกอบจะดำเนินการในช่วงหลักสัปดาห์ถึงหลักเดือน วิธีการวัดผลที่มากขึ้นนี้ ช่วยให้สามารถจัดการ และแก้ไขข้อบกพร่องได้อย่างราบรื่นมากขึ้น แต่ต้องใช้ระยะเวลามากขึ้นกว่าจะเห็นประโยชน์ของ Software ERP และอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการบำรุงรักษาสองระบบในเวลาเดียวกัน

การเปิดตัวทีละขั้นตอน เป็นวิธีการปรับใช้ซอฟต์แวร์ที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ การเปิดตัวแบบค่อยเป็นค่อยไปช่วยให้องค์กรมีเวลามากขึ้นในการเรียนรู้ฟังก์ชันหลักก่อน แล้วจึงขยายจากจุดนั้น ตัวเลือกการใช้งานระบบ ERP นี้ ช่วยให้องค์กรมีความอุ่นใจ ในขณะที่พวกเขาขจัดข้อบกพร่อง และโยกย้ายออกจากระบบเดิม

แบบคู่ขนาน (Parallel Rollout)

การเปิดใช้งานแบบคู่ขนาน เกี่ยวข้องกับการใช้ระบบเดิม ควบคู่ไปกับระบบใหม่เป็นระยะเวลาพอสมควร โดยทั่วไปแล้ว การเปิดตัวแบบคู่ขนานนี้ เป็นวิธีที่มีความเสี่ยงน้อยที่สุดในการติดตั้งระบบ ERP เนื่องจากช่วยให้ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนกลับไปใช้ระบบเดิมได้ ในกรณีที่มีข้อจำกัด หรือสิ่งขัดขวางการใช้งาน วิธีการใช้งานนี้ จึงช่วยให้แน่ใจว่า ผู้ใช้สามารถเข้าถึงฟังก์ชันที่สำคัญได้เสมอ โดยไม่คำนึงถึงปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้น

แม้ว่าจะมีความเสี่ยงน้อยกว่าเนื่องจากระบบเดิมยังคงทำงานเป็นข้อมูลสำรอง การทำงานทั้งสองระบบอาจเป็นวิธีที่มีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานาน

แบบผสมผสาน (Hybrid Approach)

วิธีการนี้ จะผสมผสานจากวิธีข้างต้นทั้งหมด บริษัทอาจเลือกที่จะเปิดตัวโมดูลระบบหนึ่งขั้นตอนก่อน แต่ดำเนินการทีละขั้นหรือขนานกันกับโมดูลอื่น ๆ ที่ซับซ้อนกว่า หรือมีส่วนได้ส่วนเสียสูง ทำให้การนำ Software ERP ประเภทนี้ไปใช้ จะช่วยให้องค์กรประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนฟังก์ชันบางอย่าง ในขณะเดียวกันก็ปกป้องโมดูลสำคัญที่อาจต้องแก้ไขปัญหาเพิ่มเติม

ค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง ERP Software

ERP Software หลักพัน

ส่วนมากแล้ว ซอฟต์แวร์ ERP หลักพันบาท คือ ERP Software ที่เปิดการใช้งานให้ทุกคนสามารถเข้าไปใช้งาน ดังนั้น เราจึงมีหน้าที่เข้าไปใช้งานเพียงอย่างเดียว ซึ่งหากระบบไม่ตอบโจทย์การทำงาน ก็เป็นสิ่งที่ยากที่เราจะทำอะไรได้ เพราะหลักการของระบบ ERP หลักพันบาท คือการเปิดระบบเท่านั้น และลูกค้ามีหน้าที่เข้าไปใช้งานด้วยตนเอง

แต่ก็ไม่ใช่ว่า ซอฟต์แวร์หลักพันบาทจะมีแต่ข้อเสีย ข้อดีของมันเองก็มีเช่นกัน ที่เห็นได้ชัดที่สุด คือในเรื่องของราคาที่ถูก และไม่ต้องลงทุนมาก จึงเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก หรือผู้ประกอบการที่พึ่งเริ่มต้นธุรกิจและต้องการรักษา Cash Flow หรือสภาพคล่องทางการเงินให้มากที่สุด การลงทุน ERP Software หลักพันบาทต่อเดือน จึงถือเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ไม่เลวนั่นเอง

ERP Software หลักแสน หรือหลักล้าน

จุดเริ่มต้นของความแตกต่างใน ERP Software หลักแสน หรือหลักล้าน คือปฏิบัติการติดตั้งระบบ (Implementation) สำหรับระบบ ERP นั้น เริ่มต้นด้วยการเก็บ Requirement ก่อน ว่าธุรกิจของคุณกำลังต้องการซอฟต์แวร์ ERP ในรูปแบบไหน มีขั้นตอนการทำงานภายในอย่างไรบ้าง

เพื่อให้ทางทีมงานที่ต้องสร้างตัวระบบ ทำการปรับแต่งระบบให้เข้ากับการทำงานขององค์กรมากที่สุด รวมถึงมีการ Training ในแต่ละหน่วยงานให้มั่นใจได้ว่า ทุกหน่วยงานในองค์กรสามารถใช้งานระบบนี้ได้อย่าง 100% ไม่ติดปัญหาใด ๆ

ซึ่งระบบ ERP ในช่วงราคานี้ จะเหมาะกับธุรกิจขนาดกลางเป็นต้นไป ที่ต้องการระบบใดสักระบบหนึ่ง เพื่อช่วยให้

- การทำงานภายในองค์กรหรือโรงงานนั้นราบรื่นขึ้น 

- จับต้นชนปลายข้อมูล และการทำงานของพนักงานได้ถูกต้อง 

- มีการเก็บข้อมูลเป็นหลักเป็นแหล่ง พร้อมระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสูง 

- มีรายงานผลข้อมูลให้ผู้ประกอบการสามารถเห็นความเคลื่อนไหวของธุรกิจได้แบบ Real-Time

สรุป

ERP Software เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยในการบริหารองค์กร ที่จะทำให้คุณสามารถจัดการงานโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งหากคุณกำลังมองหาว่าจะติดตั้งซอฟต์แวร์ ERP ไว้ใช้งาน แต่ไม่รู้ว่าจะหาผู้เชี่ยวชาญจากไหนดี ติดต่อมาได้ที่ Hocco ของเรา เพราะเราคือบริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ให้บริการพัฒนาซอฟต์แวร์, ทำ Software Tester และดิจิทัลโซลูชั่น ที่นำเสนอดิจิทัลโซลูชั่นแบบครบวงจร โดยตั้งต้นจากความต้องการของผู้ใช้งาน ไปจนถึงการออกแบบซอฟต์แวร์โซลูชั่น และดำเนินการติดตั้งระบบอย่างแม่นยำ พร้อมทั้งให้บริการดูแลและบำรุงรักษาระบบ เพื่อสนับสนุนให้ธุรกิจของคุณสามารถดำเนินงานได้ราบรื่นในทุกขั้นตอน

อ้างอิง

http://www.fmsconsult.com/th/news-event/knowledge/erp/erp-erp-software.html