รวม 7 ฟีเจอร์ระบบคลังสินค้า (WMS) [มีอะไรบ้างที่ธุรกิจควรใช้]

สำหรับธุรกิจที่มีสินค้าเป็นจำนวนมากให้จัดการนั้น การจัดการพวกมันโดยใช้คนเพียงอย่างเดียวถือว่าเป็นเรื่องที่วุ่นวายเป็นอย่างมาก ซึ่งหลาย ๆ ครั้งเอง ก็อาจทำให้เกิดปัญหาหรือความล่าช้าในการทำงานขึ้นได้ ระบบคลังสินค้า หรือ WMS จึงได้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว ทำให้งานของธุรกิจเหล่านี้สามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่นนั่นเอง 

ระบบคลังสินค้า ฟันเฟืองสำคัญในธุรกิจยุคใหม่

ระบบคลังสินค้า คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยเพิ่มความสะดวกสบายต่อผู้ใช้งาน และเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คนทั่วไปจะรู้จักในชื่อ “WMS” (Warehouse Management System) โดยจะเริ่มต้นตั้งแต่รับสินค้าเข้าคลัง ไปจนถึงจำหน่ายสินค้าออกจากคลัง ซึ่งจะต้องมีกระบวนการ หรือวิธีการที่จะควบคุมความถูกต้อง รัดกุม และปลอดภัย เพื่อที่จะได้บริหารระบบคลังสินค้าให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั่นเอง

7 ฟีเจอร์ที่ระบบคลังสินค้าควรมีไว้ใช้งาน

1. ระบบคลังสินค้าเข้า (Stock Entry)

ระบบคลังสินค้าเข้า เป็นระบบจัดการการนำสินค้าเข้ามาในคลัง ช่วยบันทึกธุรกรรมหรือการเคลื่อนไหวของสินค้า คอยบอกจำนวน ปริมาณของสิ่งของ ตำแหน่งสินค้าในคลัง มูลค่า และรหัสสิ่งของ ซึ่งจะช่วยให้เรารู้ว่าของออกจากคลังต้นทางเท่าไหร่ และช่วยให้รู้ว่าจะต้องมีของเข้ามากักเก็บไว้ในคลังปลายทางเท่าไหร่ หรือมีอะไรเคลื่อนย้ายจากคลังหนึ่งไปอีกคลังหนึ่งอย่างไร รวมไปถึงทำให้เห็นการเคลื่อนไหวของการใช้วัสดุหรือวัตถุดิบจากคลังต่าง ๆ เป็นต้น

2. ระบบจัดการและเอกสาร (Documenting)

ระบบจัดการและเอกสาร เป็นอีกองค์ประกอบสำคัญที่จะคอยสรุปข้อมูลการทำธุรกรรมต่าง ๆ ภายในคลังสินค้า ซึ่งในระบบนี้ จะประกอบไปด้วย

2.1. ใบส่งของ (Delivery Note)

ใบส่งของ คือเอกสารที่จะออกเมื่อส่งสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า เพื่อเป็นหลักฐานระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ว่าผู้รับได้รับของหรือสินค้า และสิ่งที่ได้รับถูกต้องตามที่ตกลง ทั้งรายการส่งของ จำนวน ราคา เป็นต้น

2.2. ใบเสร็จการสั่งซื้อ (Purchase Receipt)

ใบเสร็จการสั่งซื้อ คือเอกสารที่ออกให้กับผู้ซื้อหรือลูกค้า ซึ่งเป็นเอกสารที่ยืนยันว่าได้มีการชำระค่าใช้จ่ายเรียบร้อยแล้ว

2.3. ใบเบิกพัสดุหรือวัตถุดิบ (Material Request)

ใบเบิกพัสดุ เป็นเอกสารที่ใช้สำหรับการขอเบิกพัสดุ หรือสิ่งของออกจากคลัง โดยรายละเอียดหลัก ๆ จะต้องระบุผู้ที่ทำการขอเบิกพัสดุ วันที่ทำการขอเบิก รายละเอียดสิ่งของ คลังที่จัดเก็บ รวมไปถึงชื่อผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้ขอเบิก ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ เป็นต้น

2.4. รายการสิ่งของตามใบสั่งหรือใบเบิก (Pick List)

รายการสิ่งของตามใบสั่งหรือใบเบิก คือเอกสารที่รวบรวมรายการสิ่งที่ถูกขอสั่งซื้อ หรือขอเบิกจากคลังมา ซึ่งก็คือ “ออเดอร์ (Order)” โดยจะระบุรายละเอียดการหยิบสิ่งของว่าหยิบมาอย่างไร (เป็นชิ้น เป็นลัง เป็นพาเลท) ปริมาณเท่าไหร่ จากคลังหรือโซนไหน เป็นต้น

3. ระบบบริหารสินค้า (Inventory Management)

ระบบบริหารสินค้า หรือระบบบริหารสินค้าคงคลัง คือ ระบบสำหรับจัดการ ดูแล และวางแผนในการจัดการกับสินค้า ทำให้ธุรกิจเห็นการเคลื่อนไหวของสินค้าต่าง ๆ ว่ามีอะไรที่ถูกจำหน่ายออกหรือนำเข้ามา รวมถึงแสดงให้รู้ว่าคลังมีสินค้าอะไร เท่าไหร่ และจัดเก็บอย่างไร อยู่บริเวณไหน ซึ่งจะมีการดูแลจัดการการเคลื่อนไหวของสินค้าได้ใน 2 ลักษณะ ได้แก่

- ระบบบริหารสินค้าแบบเดี่ยว (Single Product) 

เป็นระบบบริหารสินค้าแบบชิ้นต่อชิ้น หมายความว่า เมื่อมี 1 ออเดอร์เข้ามา จะมีสินค้าออกจากคลังหรือสต็อก 1 รายการ

- ระบบบริหารสินค้าแบบกลุ่ม (Bundle Product)

หมายถึง ระบบบริหารสินค้าที่เข้าใจและจัดการออเดอร์ที่มีความซับซ้อนได้ เช่น เมื่อมี 1 ออเดอร์เข้ามา อาจจะมีสินค้าที่ออกจากคลังไปมากกว่า 1 รายการ ซึ่งอาจไม่ได้เป็นสินค้าประเภทเดียวกัน

4. ระบบจัดการการขนส่ง (Transportation Management System)

ระบบบริหารจัดการการขนส่ง คือระบบที่ช่วยบริหารงานขนส่งต่าง ๆ อย่างงานโลจิสติกส์ โดยหน้าที่ของระบบจัดการการขนส่งนั้น จะช่วยให้ธุรกิจสามารถวางแผน และบริหารงานขนส่งเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด รวมถึงรักษาคุณภาพของสิ่งของ ตลอดจนลดต้นทุนการขนส่งลง ซึ่งจะครอบคลุมกระบวนการขนส่งตั้งแต่

5. ระบบโอนย้ายสินค้า (Inventory Transfers)

ระบบโอนย้ายสินค้า คือระบบที่เข้ามาจัดการเรื่องการย้ายสินค้า ไม่ว่าจะจากคลังหนึ่งไปอีกคลังสินค้าหนึ่ง หรือระหว่างโรงงาน เพราะในธุรกิจหนึ่งอาจมีคลังสินค้ามากกว่าหนึ่งคลัง โดยกระบวนการย้ายสินค้าส่วนใหญ่แล้ว จะมีกระบวนการทั้งสิ้น 4 กระบวนการด้วยกัน ได้แก่

5.1. สร้างรายการโอนย้ายสินค้า (Inventory List)

เป็นการจัดทำรายการและจำนวนสินค้าที่จะย้าย โดยสินค้าที่จะโอนย้าย ต้องอยู่ในคลังสินค้าคงคลังต้นทางก่อนอยู่แล้ว ถึงจะสามารถโอนย้ายได้

5.2. ดำเนินการโอนย้ายสินค้า

เป็นการดำเนินงานย้ายสินค้าออกจากคลัง ซึ่งในขั้นตอนนี้ รายการสินค้าที่โอนย้ายจะถูกลบออกจากคลังสินค้าเดิม โดยจะมีการบันทึกใบแจ้งสินค้าออกกำกับ

5.3. จัดส่งใบแจ้งสินค้าออก (Goods-out note)

เป็นการออกใบแจ้งสินค้าออกเมื่อสินค้าเริ่มดำเนินการโอนย้ายแล้ว เมื่อใบแจ้งสินค้าออกส่งให้ดำเนินการแล้ว สินค้าที่โอนย้ายมาจะอยู่ในสถานะ “อยู่ระหว่างการขนส่ง” และจะไม่มีสินค้าอยู่ในคลังสินค้าเดิม

5.4. รับสินค้าที่คลังสินค้าปลายทาง

เมื่อสินค้าถูกโอนย้ายมาที่คลังสินค้าปลายทางแล้ว ข้อมูลสินค้าเหล่านี้จะถูกนำเข้าระบบคลังสินค้าเป็นสินค้าคงคลังของคลังสินค้าใหม่

6. ระบบตั้งหน่วยนับสินค้า (Unit of measurement)

หน่วยนับสินค้า คือการนับหน่วยของสินค้าหนึ่ง ๆ เช่น แก้วนับเป็นใบ โต๊ะนับเป็นตัว หรือสินค้าบางรายการนับเป็นชิ้น เป็นต้น ซึ่งในระบบงานจัดการคลังสินค้านั้น ประเด็นสำคัญไม่ได้อยู่ที่ว่า เราจะเรียกลักษณะนามของสิ่งของว่าอะไร แต่อยู่ที่ว่าหน่วยนับสินค้านั้นนับอย่างไร เมื่อมีสินค้าเข้าและออกจากคลัง

หน่วยการนับสินค้าจะแบ่งออกได้เป็น 2 ลักษณะการนับ ได้แก่

- การนับสินค้าที่มีหน่วยนับชิ้นเดียว (Single Unit) หมายความว่า ของ 1 อย่าง มี 1 อย่าง เช่น ขวดน้ำ 1 ขวด

- การนับสินค้าที่มีหน่วยนับหลายชิ้น (Multiple Unit) หมายความว่า ของ 1 อย่าง อาจมีได้หลายชิ้น เช่น ขวดน้ำ 1 โหล เท่ากับ ขวดน้ำ 12 ขวด

7. รายงานสรุปภาพรวมสินค้า (Report)

นอกจากระบบต่าง ๆ ที่ช่วยดำเนินกิจกรรมภายในเพื่อจัดการระบบคลังสินค้าแล้ว อีกส่วนสำคัญก็คือ ระบบรายงานผล ที่ช่วยให้ธุรกิจเห็นภาพรวมและสามารถบริหารระบบจัดการคลังสินค้าได้ โดยระบบรายงานผลจะช่วยสรุปภาพรวมออกเป็นรายงาน ดังนี้

7.1. Stock Ledger

รายการบันทึกธุรกรรมทั้งหมด ซึ่งดึงข้อมูลมาจากระบบอื่น ๆ ในระบบจัดการคลังสินค้า โดยจะแสดงรายละเอียด เช่น วันที่ที่เกิดธุรกรรม จำนวนสินค้าที่เข้าหรือออก จำนวนสินค้าคงเหลือ ฯลฯ เพื่อใช้อ้างอิงและเป็นฐานข้อมูลของระบบจัดการคลังสินค้า โดยเราสามารถเลือกกรองข้อมูล เช่น ระยะเวลา หรือเลือกดูคลังสินค้าที่เจาะจง ที่ต้องการดูได้

7.2. Stock Balance

รายงานที่แสดงข้อมูลว่ามีสินค้าคงเหลือ ซึ่งประกอบด้วย 2 รายละเอียดหลัก ได้แก่

7.3. Stock Summary

รายงานสรุปสถานะของสินค้า ว่ามีสินค้าหรือสิ่งของอะไรเข้าและออกคลัง จำนวนคงเหลือ ยอดการเบิกใช้งาน ฯลฯ ซึ่งข้อมูลจะถูกอัปเดตอยู่เสมอเมื่อเกิดกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งขึ้นกับสินค้า

ประโยชน์ของฟีเจอร์ระบบคลังสินค้าต่อธุรกิจ

สรุป

ระบบคลังสินค้า หรือ Warehouse Management System คือ ระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้การทำงาน เเละการจัดการงานของคลังสินค้าในธุรกิจต่าง ๆ สามารถทำได้อย่างมีระบบและเเบบเเผน ช่วยลดความยุ่งยากและขั้นตอนที่ไม่จำเป็น รวมไปถึงข้อผิดพลาดต่าง ๆ และยังเพิ่มความถูกต้องให้กับคลังสินค้า ในการตรวจสอบการทำงานว่าทำงานควบคู่กับส่วนอื่น ๆ ได้อย่างเป็นระบบหรือไม่ เพิ่มประสิทธิภาพและการจัดจำหน่ายสินค้าของธุรกิจให้ดียิ่ง ๆ ขึ้นไปอีกในทางหนึ่ง

ซึ่งหากใครที่สนใจจะทำระบบคลังสินค้า หรือระบบซอฟต์แวร์ต่าง ๆ เช่น ERP Software, ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล ฯลฯ Hocco เป็นบริษัทซอฟต์แวร์เฮาส์ที่ให้บริการพัฒนาซอฟต์แวร์ และดิจิทัลโซลูชั่นที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ เพื่อรองรับทุกความต้องการของธุรกิจหลากหลายขนาด และมีผลงานมากมาย ไม่ว่าจะเป็น

ด้วยประสบการณ์การทำงานทั้งหมดของนักพัฒนาซอฟต์แวร์และทีมงาน ทำให้เราสร้างสรรค์ รวมถึงเลือกวิธีการแก้ปัญหาอย่างเฉพาะเจาะจง เพื่อให้ได้วิธีการที่เหมาะสมที่สุด และสามารถตอบโจทย์เป้าหมายทางธุรกิจของคุณได้อย่างครบถ้วน มั่นใจได้เลยว่าคุณจะพึงพอใจอย่างแน่นอน

อ้างอิง

https://www.mdsiglobal.com/warehouse-system/

https://dpxecommerce.com/warehouse-management-system-profit/

https://www.okretails.com/news-events/news/wms.html

http://www.aio-ss.com/16691665/wms-warehouse-manager-ระบบจัดการคลังสินค้า

https://www.mindphp.com/บทความ/31-ความรู้ทั่วไป/8931-warehouse-management-system.html